{"id":3571,"date":"2019-04-29T10:16:45","date_gmt":"2019-04-29T08:16:45","guid":{"rendered":"https:\/\/prodblog.wenet.pl\/?p=3571"},"modified":"2023-09-05T09:53:32","modified_gmt":"2023-09-05T07:53:32","slug":"technicznie-dobry-e-mail-czyli-pozdrowienia-przez-przecinka-na-koncu-infografika","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/wenet.pl\/blog\/technicznie-dobry-e-mail-czyli-pozdrowienia-przez-przecinka-na-koncu-infografika\/","title":{"rendered":"Technicznie dobry e-mail, czyli pozdrowienia bez przecinka na ko\u0144cu. Infografika"},"content":{"rendered":"

\"Technicznie<\/p>\n

Ostatnio pisali\u015bmy o sztuce \u2013 czasami nie\u0142atwej \u2013 komunikacji mailowej<\/a> z klientem, dostawc\u0105 czy partnerem biznesowym. Tam skupiali\u015bmy si\u0119 przede wszystkim na w\u0142a\u015bciwej retoryce maila, teraz natomiast pora przyjrze\u0107 si\u0119 wiadomo\u015bciom e-mail od strony technicznej. Zajmuj\u0105c si\u0119 komunikacj\u0105 w firmie na co dzie\u0144, regularnie wpadaj\u0105 do mojej skrzynki wiadomo\u015bci, kt\u00f3re najch\u0119tniej bym \u201eodzobaczy\u0142a\u201d pos\u0142uguj\u0105c si\u0119 facebookowym kolokwializmem. Tak si\u0119 nie da, wi\u0119c pozostaje tylko nie\u015b\u0107 ten kaganek o\u015bwiaty i zapobiega\u0107 najcz\u0119\u015bciej pope\u0142nianym b\u0142\u0119dom.<\/p>\n

Zapewne znowu pomy\u015blisz, \u017ce nic ju\u017c Ci\u0119 w tym temacie nie mo\u017ce zaskoczy\u0107, ale czy na pewno? Poni\u017cej kilka praktycznych wskaz\u00f3wek.<\/p>\n

Tytu\u0142<\/strong><\/h2>\n

Nigdy nie pomijaj tytu\u0142u\u00a0wiadomo\u015bci, w przeciwnym razie Tw\u00f3j mail mo\u017ce zosta\u0107 zignorowany, zw\u0142aszcza je\u015bli wysy\u0142asz go do osoby, z kt\u00f3r\u0105 kontaktujesz si\u0119 po raz pierwszy. Najlepiej, je\u015bli w tytule maila zawrzesz jak\u0105\u015b kluczow\u0105 fraz\u0119, kt\u00f3rej dotyczy mail (np. nazw\u0119 projektu, us\u0142ugi, firmy itp.) \u2013 w\u00f3wczas \u0142atwiej b\u0119dzie Ci przefiltrowa\u0107 poczt\u0119, by kiedy\u015b \u2013 w razie potrzeby, odszuka\u0107 t\u0119 wiadomo\u015b\u0107.<\/p>\n

Powitanie\u00a0<\/strong><\/h2>\n

Form\u0119 powitania dostosuj do odbiorcy i tej kwestii nie trzeba jako\u015b szczeg\u00f3lnie rozwija\u0107. To, na co chcemy zwr\u00f3ci\u0107 uwag\u0119, a o czym nie ka\u017cdy wie, to wskaz\u00f3wka, \u017ce zwrot powitalny ko\u0144czymy przecinkiem albo wykrzyknikiem (pami\u0119taj jednak o unikaniu wykrzyknik\u00f3w w wiadomo\u015bciach s\u0142u\u017cbowych i formalnych<\/strong>). To, w jaki spos\u00f3b zako\u0144czysz zwrot powitalny, warunkuje pisowni\u0119 pierwszego wiersza wiadomo\u015bci.\u00a0 Je\u017celi zwrot powitalny ko\u0144czysz przecinkiem, pierwszy wiersz wiadomo\u015bci rozpocznij ma\u0142\u0105 liter\u0105<\/strong>. Je\u017celi natomiast przywita\u0142e\u015b adresata wykrzyknikiem, pierwszy wiersz maila rozpocznij wielk\u0105 liter\u0105.<\/strong><\/p>\n

Pole UDW<\/strong><\/h2>\n

Z pola kopii ukrytej korzystamy w sytuacji, kiedy z pewnych powod\u00f3w nie chcemy, aby adresaci wiadomo\u015bci wiedzieli, \u017ce jej odbiorcami s\u0105 tak\u017ce inne osoby. Dzieje si\u0119 tak np. w sytuacji, gdy wysy\u0142amy wiadomo\u015b\u0107 do r\u00f3\u017cnych odbiorc\u00f3w i nie chcemy ujawnia\u0107 tzw. danych wra\u017cliwych, czyli np. adres\u00f3w e-mail innych ni\u017c te, dost\u0119pne np. w Internecie, mo\u017cliwo\u015bci skojarzenia os\u00f3b czy firmy z dan\u0105 instytucj\u0105 czy chocia\u017cby w celu unikni\u0119cia wysy\u0142ki niechcianej poczty przez wsp\u00f3\u0142adresat\u00f3w wiadomo\u015bci.<\/p>\n

Ci\u0105g\u0142o\u015b\u0107 korespondencji oraz Odpowiedz wszystkim<\/strong><\/h2>\n

Ten b\u0142\u0105d pojawia si\u0119 chyba najcz\u0119\u015bciej, a jednocze\u015bnie brak zachowania ci\u0105g\u0142o\u015bci korespondencji rodzi najwi\u0119ksze problemy. Aby mu zapobiec pami\u0119tajmy koniecznie o polu \u201eDW\u201d.<\/p>\n

Z pola DW (Do wiadomo\u015bci)<\/em> korzystamy wtedy, gdy osoba trzecia jest powi\u0105zana w jaki\u015b spos\u00f3b z przedmiotem wiadomo\u015bci i powinna zapozna\u0107 si\u0119 z jej tre\u015bci\u0105. Ju\u017c sam fakt dodania konkretnej osoby na kopi\u0119 oznacza, \u017ce nie bez powodu znalaz\u0142a si\u0119 ona w\u015br\u00f3d adresat\u00f3w i powinna obserwowa\u0107 dalsz\u0105 wymian\u0119 korespondencji. A dzieje si\u0119 tak tylko w\u00f3wczas, gdy ka\u017cda z os\u00f3b odpowiadaj\u0105cych na maila, skorzysta z opcji \u201eodpowiedz wszystkim\u201d. Niestety, nadal wiele os\u00f3b o tym zapomina, nie zwraca uwagi na istot\u0119 pola DW lub celowo eliminuje inne osoby z dalszej wymiany korespondencji. I co wtedy? Takie dzia\u0142anie wprowadza niepotrzebny chaos, brak sprawnej i prawid\u0142owej wymiany informacji, poniewa\u017c nagle kto\u015b po prostu \u201ewylecia\u0142 z obiegu.\u201d<\/p>\n

Dodatkowo \u2013 zachowaniu ci\u0105g\u0142o\u015bci korespondencji sprzyja kopiowanie tre\u015bci maila do odpowiedzi, co u\u0142atwia \u015bledzenie tematu. \u0141atwiej czyta\u0107 jednego maila ze wszystkimi tekstami ni\u017c skaka\u0107 po kilku. Oczywi\u015bcie, gdy nast\u0119puje zmiana tematu pami\u0119taj, aby nie do\u0142\u0105cza\u0107 ju\u017c wcze\u015bniejszych i zmie\u0144 temat wiadomo\u015bci.<\/p>\n

Wysoki priorytet <\/strong><\/h2>\n

Nie nadu\u017cywaj tych czerwonych wykrzyknik\u00f3w. Je\u017celi b\u0119dziesz je stosowa\u0107 za ka\u017cdym razem bez wzgl\u0119du na faktyczn\u0105 wa\u017cno\u015b\u0107 to przestan\u0105 one spe\u0142nia\u0107 swoj\u0105 rol\u0119. Nadaj wiadomo\u015bciom wysok\u0105 wa\u017cno\u015b\u0107 tylko wtedy, gdy istotnie powinny one zosta\u0107 potraktowane przez odbiorc\u0119 priorytetowo.<\/p>\n

Stopka<\/strong><\/h2>\n

Wiadomo\u015bci s\u0142u\u017cbowe \u2013 przede wszystkim te pisane do adresat\u00f3w spoza firmy powinny zawiera\u0107 stopk\u0119 z danymi nadawcy oraz firmy. W ten spos\u00f3b mail staje si\u0119 bardziej wiarygodny, odbiorca wiadomo\u015bci wie z kim ma do czynienia, jaki dzia\u0142 czy kom\u00f3rk\u0119 organizacyjn\u0105 firmy reprezentujesz, a w razie jakichkolwiek pyta\u0144 mo\u017ce zadzwoni\u0107 po podany w stopce numer telefonu, aby rozwia\u0107 ewentualne w\u0105tpliwo\u015bci. Pami\u0119taj, aby stosowa\u0107 tylko taki wz\u00f3r stopki firmowej, kt\u00f3ry jest odg\u00f3rnie przez firm\u0119 ustalony. Wszelkie samodzielnie przygotowane \u201eupi\u0119kszacze\u201d typu cytaty, dodatkowe logotypy, tym bardziej te przerabiane \u201ena kolanie\u201d \u2013 pozostaw dla wiadomo\u015bci prywatnych.<\/p>\n

Pozdrawianie, czyli formu\u0142a po\u017cegnalna <\/strong><\/h2>\n

Znasz, stosujesz, ale czy poprawnie? Ot\u00f3\u017c wielu z nas pope\u0142nia jeden zasadniczy b\u0142\u0105d. Po formule po\u017cegnalnej np. \u201ePozdrawiam\u201d (kt\u00f3r\u0105 zaczynamy od wielkiej litery) nie stawiaj przecink\u00f3w.<\/strong><\/p>\n

\"Technicznie_dobry_email_Infografika\"<\/p>\n

Mamy nadziej\u0119, \u017ce powy\u017csze wskaz\u00f3wki oka\u017c\u0105 si\u0119 pomocne. Je\u017celi jednak tym razem niczym Ci\u0119 nie zaskoczyli\u015bmy\u2026 to tym lepiej. Oznacza to, \u017ce wiesz wszystko lub przynajmniej bardzo du\u017co. Zastan\u00f3w si\u0119 jeszcze, czy za t\u0105 wiedz\u0105 idzie zawsze praktyka, czy mo\u017ce to przyzwyczajenie zwyci\u0119\u017ca i wp\u0142ywa na to, jak komunikujesz z klientami, partnerami biznesowymi czy kolegami z pracy\u2026<\/p>

\n\"Nowe<\/a><\/span>