Jak skutecznie zautomatyzować swój biznes?

Jak skutecznie zautomatyzować swój biznes?

Jeśli prowadzisz własny biznes, musisz wiedzieć, że coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na automatyzację pewnych działań w obrębie swoich firm. Wraz z rozwojem sztucznej inteligencji, naturalnie wzrosła popularność automatyzacji zadań, dzięki czemu przedsiębiorcy mogą między innymi sprawniej i skuteczniej pozyskiwać klientów. Brzmi ciekawie? Chcesz dowiedzieć się więcej? Nie przedłużam więc i zapraszam do słuchania!

[Tekst, który czytasz, jest transkrypcją podcastu]

Cześć, ja mam na imię Oskar, a to jest podcast e-fektywna firma – cykl firmy WeNet, dzięki któremu pomagamy przedsiębiorcom rozwijać swój biznes w sieci. Zapraszam Cię na odcinek czterdziesty siódmy, w którym opowiem o automatyzacji biznesu. Weźmiemy pod lupę konkretne narzędzia, omówimy przykłady automatyzacji i zastanowimy się, dlaczego tak właściwie warto automatyzować swój biznes, zwłaszcza w obecnych czasach. Mam nadzieję, że będzie to dla Ciebie dawka przydatnej wiedzy, dzięki której usprawnisz działania w firmie i zyskasz nowych klientów. Przejdźmy więc do rzeczy. Zapraszam!

Czym jest automatyzacja biznesu?

Zacznijmy od tego, czym tak właściwie jest automatyzacja biznesu. Jest to proces wdrażania technologii i określonych narzędzi, dzięki którym firma może zautomatyzować rutynowe zadania oraz procesy w firmie. Obejmuje to wykorzystanie oprogramowania, robotów, sztucznej inteligencji i innych innowacyjnych rozwiązań, aby usprawnić operacje i zwiększyć efektywność działania przedsiębiorstwa.

Kluczowym celem automatyzacji biznesu jest optymalizacja procesów, redukcja kosztów operacyjnych, a często także poprawa jakości usług lub produktów. Dzięki temu, że pracownicy nie muszą wykonywać cyklicznych, rutynowych zadań, przedsiębiorstwa mogą zatrudniać mniejszą liczbę osób, redukując koszty lub przekazywać im bardziej ambitne i wymagające zadania, dzięki czemu dana firma może szybciej spełnić określone wcześniej cele.

Jak widzisz, automatyzacja biznesu może być bardzo pomocna i już teraz warto rozważyć wprowadzenie innowacyjnych rozwiązań. Zanim jednak zdecydujesz się na wykonanie pierwszego kroku, co powiesz na to, abyśmy omówili kilka konkretnych przykładów automatyzacji w firmie?

Przykłady poprawnie wdrożonej automatyzacji w biznesie

Jako pierwszy przykład wybrałem automatyczne powiadomienia push i SMS. Jeśli prowadzisz firmę w sieci, jest duża szansa na to, że działasz w branży e-commerce, a to może być dobry sposób na utrzymanie kontaktu z odbiorcą, na przykład w trakcie wysyłki. Każdy z nas lubi wiedzieć, co dzieje się z jego paczką, prawda?

Gdy klient złoży zamówienie w Twoim sklepie, trafia ono do magazynu, gdzie jest pakowane i skierowane do kuriera. Na każdym etapie, po zatwierdzeniu danego działania w systemie, (np. otrzymanie zamówienia), klient otrzymuje SMS lub powiadomienie push o statusie przesyłki. W ten sposób masz pewność, że odbiorca jest na bieżąco ze statusem wysyłki, co dodatkowo wpływa na jakość obsługi.

Kolejny przykład opiera się na komunikacji wewnątrz firmy. Załóżmy sytuację, w której klient składa reklamację drogą mailową. W przypadku braku automatyzacji pracownik musi przeanalizować wiadomość, wysłać kolejnego maila do innego pracownika, chociażby pracującego na magazynie i dopiero na tym etapie zaczyna się akceptacja np. zwrotu pieniędzy. Dzięki automatyzacji, po otrzymaniu maila z reklamacją, wszyscy pracownicy działający w tym obszarze mogą otrzymać powiadomienie, a robot może wygenerować konkretne działanie do wykonania w systemie do zarządzania zadaniami, np. Trello lub Asana. Dzięki temu nikt nie traci czasu, a klient szybciej otrzymuje odpowiedź.

Najlepsze narzędzia do automatyzacji biznesu

Brzmi świetnie, prawda? Przejdźmy więc do szczegółów. Jakich narzędzi używać, aby automatyzować procesy w firmie? Coraz więcej słyszy się o platformie Zapier, gdzie możemy tworzyć mniej i bardziej skomplikowane przepływy pracy. Wszystko działa w oparciu o zadania, określane w systemie jako zapsy. Proces tworzenia automatyzacji jest bardzo prosty, dzięki czemu każdy może spróbować swoich sił i spróbować samodzielnie usprawnić konkretne działanie wewnątrz swojej firmy.

Weźmy teraz pod lupę konkretny przykład automatyzacji stworzonej w Zapier. Co powiesz na automatyczne zapisywanie załączników e-mail do Google Drive? Po otrzymaniu e-maila z załącznikami w Gmail automatyzacja zapisuje te załączniki do określonego folderu w Google Drive. Na przykład, jeśli otrzymujesz faktury e-mailowe, możesz automatycznie archiwizować je w odpowiednim folderze w Google Drive, co ułatwia organizację dokumentów.

Wracając do komunikacji w firmie, jako kolejny przykład warto wziąć wysyłanie powiadomień o nowych postach na blogu na platformie komunikacyjnej, z której korzysta Twoja firma. Jak to działa? Gdy na Twoim blogu zostanie opublikowany nowy post, ta automatyzacja wywołuje powiadomienie na kanale aplikacji np. Slack. Dzięki temu cały zespół może być na bieżąco z nowymi treściami i reagować na nie, bez konieczności ręcznego informowania innych członków zespołu.

Kolejnym narzędziem do automatyzacji procesów, które być może nie jest Ci obce, jest HubSpot. To kompleksowa platforma do zarządzania marketingiem, sprzedażą i obsługą klienta, która oferuje wiele zintegrowanych wewnątrz funkcji. Dzięki tej platformie różne działy firmy mogą chociażby efektywniej współpracować i lepiej zrozumieć potrzeby klientów.

No dobrze, więc co można zrobić w HubSpocie? Jeśli masz firmowego maila, na którego otrzymujesz zgłoszenia klientów z różnymi zapytaniami, możesz zintegrować go w HubSpocie, dzięki czemu platforma, na podstawie każdego maila, będzie automatycznie tworzyła ticket, czyli unikalny numer, który identyfikuje konkretną sprawę lub zapytanie klienta. To uruchamia proces obsługi klienta, a także umożliwia monitorowanie czasu reakcji i rozwiązywania problemów.

To tylko dwa przykłady i zaledwie początek tego, co można w nich stworzyć. Każdy biznes jest inny, dlatego polecam Ci samodzielnie sprawdzić te i inne platformy do automatyzacji biznesu, zwłaszcza, że większość z nich oferuje darmowy plan. Możesz ze spokojną głową przeanalizować dostępne funkcje i integracje, szukając tych, które mogą okazać się przydatne. Zawsze warto zyskać trochę dodatkowego czasu na rozwój firmy, prawda? A skoro mówimy już o oszczędzaniu czasu, zastanówmy się teraz – dlaczego jeszcze warto automatyzować swój biznes?

Dlaczego warto automatyzować swój biznes?

Biznes warto automatyzować, ponieważ:

• zwiększasz efektywność marketingu

Zwiększasz efektywność marketingu. Co to oznacza? Możesz dostosować treści do konkretnych segmentów klientów. Dla przykładu skonfigurowany wcześniej robot może automatycznie dostarczać spersonalizowane wiadomości e-mail w zależności od zachowań użytkowników na stronie internetowej, co może zwiększyć wskaźniki konwersji, czyli np. sprzedaży danego produktu.

• poprawiasz obsługę klienta

Możesz także poprawić obsługę klienta. W jaki sposób? Jak wspominałem wcześniej, możesz szybko reagować na zapytania i reklamacje klientów, a także zapewnić im dostęp do różnych informacji w dowolnym czasie. Chatboty, powiadomienia push i SMS oraz automatyczne systemy odpowiedzi są tutaj dobrym przykładem.

• skalujesz biznes

Co więcej, automatyzując biznes, ułatwiasz skalowanie operacji. Możesz zwiększać liczbę zamówień, klientów i działań bez konieczności zwiększania liczby pracowników wraz ze wzrostem sprzedaży.

Co o tym uważasz? Brzmi zachęcająco, prawda? Zanim jednak przejdziemy do podsumowania, jest jeszcze jedna kwestia, o której muszę wspomnieć. O ile automatyzacja biznesu pomoże Ci wynieść Twoją firmę na wyższy poziom, tak o jej fundamenty powinni zadbać specjaliści. Zastanawiasz się, czym są fundamenty biznesu? W przypadku osób, które np. startują w branży e-commerce, dobrze zbudowany i skonfigurowany sklep internetowy to podstawa. To samo dotyczy także jego pozycjonowania. Chcesz przecież, żeby Twój e-sklep był widoczny, tak? W tym celu warto zwrócić się do doradców WeNet. Możesz u nich liczyć na kompleksową obsługę i finalny produkt, który będzie skrojony na miarę Twoich oczekiwań.

Dodatkowo, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, już teraz możesz pobrać darmowego e-booka, z którego dowiesz się więcej na temat sztucznej inteligencji. Gdzie wykorzystywany jest AI? Jak działają generatory treści oparte o sztuczną inteligencję? Poznasz odpowiedzi między innymi na te i inne pytania! Link do pobrania tego darmowego e-booka znajdziesz w opisie i transkrypcji tego podcastu.

I w ten sposób chciałbym zakończyć ten podcast. Pamiętaj, że automatyzacja biznesu jest ważna nie tylko dlatego, że pozwala na redukowanie kosztów i skalowanie przedsiębiorstwa, ale również dlatego, że pozwala Ci nadążać za konkurencją. Rynek jest konkurencyjny, a żeby być liderem, nie można bać się innowacyjnych rozwiązań, prawda? Daj znać, czy zamierzasz automatyzować procesy w swojej firmie, a z mojej strony to już wszystko. Mam nadzieję, że podobał Ci się dzisiejszy odcinek i do usłyszenia niebawem!