Zarządzanie projektami w dzisiejszych czasach jest kluczowe dla sukcesu każdej firmy. Dlatego też warto zainwestować w odpowiednie narzędzia, które ułatwią pracę i pomogą osiągnąć zamierzone cele. W tym artykule przedstawiamy darmowe narzędzia do zarządzania projektami, które mogą być pomocne dla polskich przedsiębiorstw.
Co to są narzędzia do zarządzania projektami?
Zanim poznasz najlepsze narzędzia do zarządzania projektami, warto ustalić, czym właściwie są. Zamiast spotkań offline i arkuszy kalkulacyjnych czy dokumentów Google, a więc starych metod, warto zastąpić je nowocześniejszymi narzędziami do zarządzania projektami. Zaawansowane funkcje zarządzania pomogą w usprawnieniu całego procesu.
Sprawne zarządzanie projektami będzie możliwe dzięki programom i aplikacjom. Wspomogą one pracę osobom czy zespołom poprzez organizację zadań i możliwość zarządzania nimi. Mogą przybierać formy:
- listy kontrolnej,
- tablicy,
- mapy myśli.
Główne założenie jest jedno: zapewnienie platformy pozwalającej na współpracę oraz bycie na bieżąco z danym projektem.
Rola project managera w zarządzaniu projektami
Prowadzenie projektów wymaga wiedzy i doświadczenia, a także zdolności i kompetencji. Pozwala to na koordynację działańwspółpracowników. Głównym zadaniem project managera jest dążenie do realizacji projektu w zgodności z planem, jakością i budżetem. Do jego obowiązków zaliczyć można:
- planowanie projektu – do najważniejszych elementów zarządzania projektami zaliczyć można planowanie. Wymagany jest plan działań ze szczegółami, a więc celami, dostępnymi zasobami oraz zarządzaniem budżetem i terminem realizacji. Uwzględnić powinno się zakres projektu, finanse, zasoby ludzkie i ryzyka oraz metody ich zmniejszenia.
- stworzenie zespołu projektowego – organizacja pracy zespołu jest kluczowa, dlatego należy przeprowadzić selekcję i wybrać zespół. Potrzebna jest znajomość kompetencji członków zespołu w celu przydzielenia im zadań.
- odpowiedzialność za komunikację i organizację działań – odpowiada za informowanie członków zespołu o postępach, zmianach czy problemach,
- śledzenie i kontrolowanie – dotyczy to monitorowania postępów prac (w tym: śledzenia czasu pracy) i jakości przeprowadzanych zadań. Jeśli dojdzie do odszukania błędów czy opóźnień, odpowiada za identyfikację przyczyny problemów i ich naprawę,
- zarządzanie ryzykiem – wykrywanie potencjalnych zagrożeń i opracowanie strategii zmniejszenia niebezpieczeństw. Pozwoli to uniknąć nieplanowanych problemów i osiągnąć sukces.
Warto sobie ułatwić pracę w Digital Project Management i poznać narzędzia dla project managerów, umożliwiające zarządzanie dużymi zespołami i śledzenie zadań.
Zalety systemów zarządzania
Dzięki narzędziom zarządzania projektami można oszczędzić czas i poprawić wykonywanie zadań przez pracowników.
Jakie są zalety narzędzi do zarządzania projektami digital?
- Po pierwsze – nadzorowanie budżetu. W ten sposób zapobiegniesz wymykaniu się wydatków spod kontroli. Dzięki aplikacjom będziesz mieć dostęp do nadzorowania postępów, list płac, fakturowania, księgowości czy zarządzania kartami czasu pracy.
- Po drugie – komunikowanie się i współpraca. Zamiast setek e-maili i arkuszów kalkulacyjnych, można mieć dostęp do zadań, przydzielania ich oraz śledzenia projektów na kolejnych etapach. Ułatwia to także udostępnianie plików i dokumentów, jak również dostarczanie opinii czy zadawanie pytań.
- Po trzecie – odpowiedzialność i przejrzystość. Pozwala to na zrozumienie swojej roli przez każdego pracownika oraz terminowe wykonywanie zadań. Wpłynie to także na ogólną motywację.
- Po czwarte – obmyślanie zasobów. Możliwe jest wówczas skuteczne zarządzanie oraz alokacja zasobów. Dotyczy to np. członków zespołu, aktyw, funduszy czy sprzętu.
Jak wygląda proces zarządzania projektami?
Skuteczne zarządzanie projektami składa się z kilku etapów. Oto one:
- analizowanie potrzeb i określenie celu projektu,
- zaplanowanie projektu,
- zorganizowanie pracy zespołu,
- nadzorowanie postępów i monitorowanie jakości,
- zarządzanie problemami i ryzykiem,
- zakończenie projektu.
Wiesz już, jak wygląda cały proces i rola project managera. W dalszej części tekstu poznasz systemy do zarządzania projektami.
Popularne narzędzia zarządzania
Poniżej przedstawiamy listę aplikacji do zarządzania projektami.
Asana – wszechstronne narzędzie do zarządzania projektami
Asana to popularny i wszechstronny program zarządzania projektami, który pozwala na tworzenie zadań, przypisywanie ich do odpowiednich osób oraz monitorowanie postępów. Asana oferuje wiele funkcji, takich jak kalendarz, tablice Kanban czy listy zadań. Dzięki temu można w łatwy sposób planować i śledzić postępy projektów oraz współpracować z innymi członkami zespołu, co prowadzi do kompleksowego zarządzania projektami. Wersja darmowa Asany pozwala na pracę w grupie do 15 osób, co jest wystarczające dla małych firm lub start-upów.
Trello – intuicyjne narzędzie oparte na tablicach Kanban
Trello to kolejne popularne narzędzie planowania projektu, które bazuje na metodologii Kanban. Umożliwia tworzenie tablic z kartami, które reprezentują zadania do wykonania. Karty te można przeciągać między różnymi kolumnami, symbolizującymi etapy pracy nad projektem. Trello jest bardzo intuicyjne i łatwe w obsłudze, co sprawia, że stanowi idealne narzędzie dla osób, które dopiero zaczynają swoją przygodę z zarządzaniem projektami. Wersja darmowa Trello umożliwia tworzenie nieograniczonej liczby tablic i kart oraz współpracę z innymi użytkownikami.
Wrike – zaawansowane narzędzie do zarządzania projektami
Na efektywne zarządzanie projektami pozwala także Wrike. Jest to zaawansowane narzędzie, które oferuje wiele funkcji, takich jak: tworzenie zadań, przypisywanie ich do odpowiednich osób, monitorowanie postępów czy integracja z innymi aplikacjami. Wrike pozwala również na tworzenie raportów i analizowanie danych, co jest szczególnie przydatne dla firm, które chcą mierzyć efektywność swojej pracy. Wersja darmowa Wrike pozwala na pracę w grupie do 5 osób.
ClickUp – elastyczne narzędzie do zarządzania projektami
ClickUp to kolejne oprogramowanie zarządzania projektami, które pozwala na dostosowanie interfejsu i funkcji do indywidualnych potrzeb użytkownika np. opcję planowania czy śledzenia postępów. Dzięki temu można skonfigurować ClickUp tak, aby spełniał wymagania różnych branż i typów projektów.
Bitrix24 – kompleksowe rozwiązanie do zarządzania projektami i komunikacji wewnętrznej
Bitrix24 to kompleksowe rozwiązanie, które łączy funkcje zarządzania projektami z narzędziami do komunikacji wewnętrznej, takimi jak czat, wideokonferencje czy kalendarz. Pozwala to na centralizację pracy zespołu i ułatwia współpracę między jego członkami. Dzięki temu zarządzanie projektami marketingowymi będzie prostsze.
Monday.com – wielozadaniowe narzędzie
Pośród programów do zarządzania projektami nie mogło zabraknąć Monday.com. Wyróżnia się ono prostymi i intuicyjnymi układami. W ten sposób można zarządzać różnymi elementami. Do głównych funkcji narzędzia wspomagania zarządzania należą:
- zarządzanie zasobami i projektami,
- współpraca,
- raportowanie,
- monitorowanie czasu pracy.
Komunikację za to ułatwia możliwość dodawania komentarzy czy przesyłanie i dołączanie plików do kart. Ale to jeszcze nie wszystko – narzędzie to może posłużyć do nadzorowania godzin pracy, planów czy fakturowania.
Basecamp.com – alternatywne rozwiązania
Basecamp to najstarsze narzędzie, dające możliwość zarządzania zadaniami. Jest w pełni internetowym rozwiązaniem. Oznacza to wymóg korzystania z przeglądarki internetowej. Dopóki ma się dostęp do niej, można wchodzić w wybrany element projektu, jeśli tylko jest się za niego odpowiedzialnym. Sprawdzi się także dla firm usługowych – zapewnia klientom dostęp do informacji o projekcie.
Jira – dla branży IT i oprogramowania
Proces realizacji projektów ułatwi Jira – program stworzony przez firmę Atlassian. Jest popularney w branży IT i oprogramowania. Dzięki niemu możliwe jest kontrolowanie i zarządzanie zadaniami czy błędami, a także wersjami czy innymi aspektami projektu. Poza tym ułatwia raportowanie i kierowanie zespołem.
Teamwork – wszechstronność i intuicyjność w jednym
Znasz już różne narzędzie zarządzania. Teamwork to kolejne z nich – dzięki niemu można planować, śledzić postępy, zarządzać zadaniami czy komunikować się w zespole. Jest popularne dzięki wielu funkcjom i intuicyjnemu interfejsowi użytkownika.
Smartsheet – platforma łącząca różne funkcje
Planowanie pracy może być jeszcze prostsze dzięki platformie Smartsheet. Aplikacja ta jest połączeniem arkusza kalkulacyjnego z projektowymi narzędziami. Dzięki niej można:
- planować zadania,
- śledzić postępy,
- zarządzać harmonogramem projektu.
Masz już wiedzę na temat najlepszych narzędzi zarządzania projektami. Wybór odpowiedniego zależy od wielu czynników, takich jak wielkość firmy, rodzaj projektów czy preferencje użytkowników. Warto przetestować różne opcje i wybrać tę, która najlepiej odpowiada potrzebom Twojej organizacji. Ułatwi to zarządzanie dużymi projektami.
Darmowe wersje popularnych aplikacji zarządzania projektami, takich jak Asana, Trello, Wrike, ClickUp czy Bitrix24, mogą być doskonałym punktem wyjścia dla małych firm i start-upów, które chcą zoptymalizować swoje procesy zarządzania projektami bez ponoszenia dużych kosztów. Elastyczność narzędzi sprawia, że łatwo z nich korzystać. Są to najlepsze sposoby wspomagania zarządzania projektami.
