Od kiedy KSeF jest obowiązkowy i dla kogo? Najważniejsze informacje

Jeśli prowadzisz firmę, doskonale wiesz, jak wiele czasu zajmuje Ci wystawianie faktur i nadzór nad księgowością. Od 2026 roku ten proces zmieni się diametralnie, ponieważ Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy. To oznacza, że już niedługo nie będziesz mógł wystawić większości faktur B2B i B2G (dla instytucji publicznych) inaczej niż przez ten system. Brzmi jak kolejne zobowiązanie? Tak, ale jeśli podejdziesz do tematu racjonalnie, to może się okazać, że wdrożenie obowiązkowego systemu KSeF stanie się paradoksalnie najlepszą okazją do usprawnienia i zautomatyzowania codziennej pracy Twojej firmy. W jaki sposób? Przeczytaj o tym w naszym artykule.

KSeF – od kiedy musisz zacząć stosować?

Do tej pory Krajowy System e-Faktur (KSeF) działał w modelu dobrowolnym — mogłeś już wystawiać faktury ustrukturyzowane, ale nie byłeś do tego zmuszony. Teraz jednak nadchodzi moment, w którym dla Ciebie, jako przedsiębiorcy, KSeF stanie się obowiązkowy. Oznacza to, że nie będziesz mógł już wystawiać faktur B2B (między przedsiębiorcami) i B2G (dla jednostek publicznych) według starych metod (PDF, Excel, papier) bez powiązania z systemem. Pamiętaj, że faktury wystawiane na rzecz konsumentów (B2C) są z obowiązku KSeF wyłączone.

Harmonogram wdrożenia obowiązkowego KSeF

Musisz przygotować się na to, że obowiązkowy KSeF stanie się faktem już w 2026 roku. Harmonogram wdrożenia KSeF przewiduje, że od określonej daty wszystkie faktury sprzedażowe B2B (między przedsiębiorcami) oraz B2G (dla jednostek publicznych), z wyłączeniem B2C, faktur uproszczonych i specyficznych faktur zagranicznych, będą musiały być wystawiane w systemie. Data wejścia obowiązku zależy od grupy, do której należysz — nie wszyscy wchodzą w KSeF tego samego dnia.

Poniżej znajdziesz dokładny harmonogram obowiązkowego stosowania KSeF*, który pokaże Ci, kiedy musisz mieć wszystko gotowe:

Źródło: Opracowanie własne na podstawie KSeF.

*Harmonogram podlega zmianom legislacyjnym.

Od tych istotnych terminów obowiązek wystawiania faktur dotyczył będzie każdej sprzedaży B2B i B2G, która podlega VAT w Polsce, a faktury zostaną wystawione tylko elektronicznie. Ponadto, każda faktura otrzyma unikalny numer KSeF i zostanie przechowana w bazie Ministerstwa Finansów.

Dodatkowe kluczowe daty techniczne i testowe, które musisz znać

Oprócz terminarzu, który wskazuje na grupy objęte obowiązkiem KSeF, jest kilka innych ważnych dat, na które warto zwrócić uwagę, aby odpowiednio przygotować się do elektronicznego wystawiania faktur. Pierwsza z nich już za nami.

30 września 2025 r. Ministerstwo Finansów udostępniło nowy interfejs API KSeF 2.0, czyli prościej mówiąc specjalny „łącznik”, dzięki któremu Twój program do faktur (np. Firmao) będzie mógł komunikować się z KSeF – wysyłać do niego faktury, odbierać statusy, pobierać dokumenty. To oznacza, że jeśli posiadasz już program do wystawiania faktur przez internet, to możesz skontaktować się ze swoim dostawcą systemu faktur, aby ten sprawdził, czy działa na nowym API. Dzięki temu zyskasz pewność, że zanim KSeF stanie się obowiązkowy, Twój program będzie gotowy, a Ty nie będziesz musiał martwić się o błędy czy przestoje.

Listopad 2025 – testowa wersja Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 i certyfikaty wystawcy

Z kolei już niebawem, bo w listopadzie 2025 r. Ministerstwo udostępni Aplikację Podatnika KSeF 2.0. To taka bezpłatna aplikacja online, dzięki której samodzielnie możesz zalogować się do KSeF, wystawić fakturę czy sprawdzić dokumenty. Co więcej – w tym czasie rusza możliwość uzyskania tokenów lub certyfikatu wystawcy faktury. To specjalny klucz elektroniczny (coś jak podpis cyfrowy), który będzie Ci potrzebny, jeśli:

• wystawiasz faktury w trybie awaryjnym (np. gdy system nie działa lub nie masz internetu),
• korzystasz z trybu offline24 – czyli sytuacji, w której faktura wystawiona w trybie offline jest poza systemem, ale musisz ją wprowadzić do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.

Od 1 listopada Ty lub Twoja księgowa możecie już składać wnioski o token lub certyfikat wystawcy faktury. W praktyce to będzie Twoja „przepustka bezpieczeństwa” w KSeF. Dzięki temu:

• możesz wystawiać faktury nawet wtedy, gdy KSeF jest chwilowo niedostępny,
• masz pewność, że faktura jest poprawnie uwierzytelniona i zaakceptowana w systemie,
• Twoja firma nie zatrzyma się w razie problemów technicznych.

Rok 2026 – okres przejściowy i łagodniejsze podejście do kar

Rząd przewidział cały 2026 rok jako czas przejściowy. Co to oznacza dla Ciebie?

• Jeśli popełnisz błędy przy wystawianiu faktur w KSeF lub wystawisz fakturę z pominięciem systemu, nie będą nakładane kary finansowe.
• To daje Ci bezpieczną przestrzeń na naukę i przyzwyczajenie zespołu do nowego systemu.
• Od 2027 roku KSeF będzie już w pełni obowiązkowy i wtedy za błędy mogą być nakładane sankcje.

Kiedy rozpocząć przygotowania do wystawiania faktur KSeF?

W kontekście powyższego terminarzu, tegoroczna jesień 2025 to moment, kiedy Twoje oprogramowanie i zespół powinny już zacząć testować KSeF, a rok 2026 to czas, żeby bezpiecznie wdrożyć go w Twojej firmie i działać już zgodnie z przepisami.

Nie odkładaj przygotowań na później, bo działanie KSeF powinno być dla Ciebie jasne już na obecnym etapie. A jeśli nie jest, to pamiętaj, że nie musisz radzić sobie z tym sam. Firmao, partner WeNet, oferuje gotowy system fakturowania zgodny z KSeF i wsparcie ekspertów, którzy przeprowadzą Cię przez każdy etap wdrożenia. Program do wystawiania faktur Firmao działa w pełnej integracji z KSeF i zapewni Ci zgodność z przepisami już od pierwszego dnia obowiązku wystawiania faktur elektronicznych. Wystarczy wypróbować bezpłatnie demo Fakturowanie Firmao, aby przekonać się, że elektroniczne faktury ustrukturyzowane nie są aż tak skomplikowane, jak często są przedstawiane.

Kogo dotyczy obowiązkowy KSeF?

Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT – KSeF dotyczy Ciebie bez wyjątku, o ile wystawiasz faktury B2B lub B2G. Nie ma znaczenia, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i wystawiasz kilka faktur miesięcznie, czy zarządzasz spółką, która co miesiąc generuje tysiące dokumentów. Warto podkreślić, że faktury zakupowe (kosztowe) będą przez Ciebie jedynie odbierane w systemie KSeF, a nie wystawiane.

Obowiązek korzystania z KSeF, zgodnie z harmonogramem znajdującym się w tabeli powyżej, obejmuje:

• jednoosobową działalność gospodarczą z niewysokim obrotem,
• mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa,
• spółki prawa handlowego,
• freelancerów i osoby samozatrudnione,
• firmy wystawiające faktury dla podmiotów zagranicznych (z wyłączeniem faktur dokumentujących np. eksport towarów i WDT, które są wyłączone z obowiązku).

Innymi słowy – jeśli Twoja firma wystawia faktury VAT dla innych firm lub jednostek publicznych, KSeF obejmuje faktury w Twoim obiegu dokumentów. A jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT (np. ze względu na limit obrotów), wtedy również będziesz musiał dostosować się do KSeF od 1 kwietnia 2026 r., jeśli warunki prawne tego wymagają.

Inna sytuacja ma miejsce w przypadku faktur VAT RR (dla nabycia produktów rolnych od rolników ryczałtowych), które nie będą objęte obowiązkiem od początku, choć możliwość wystawienia ich w KSeF będzie dostępna od 1 kwietnia 2026 r.

Dla wielu właścicieli MŚP to duże wyzwanie, ale też okazja, by pozbyć się problemów związanych z zagubionymi dokumentami, błędami w numeracji czy ryzykiem kontroli.

Jak działa KSeF – co zmieni się w Twoim codziennym procesie fakturowania?

Jako przedsiębiorca musisz wiedzieć, czy KSeF dotyczy Twojej firmy i jakie zmiany Cię czekają.

Przede wszystkim Twoje obecne programy do faktur prawdopodobnie nie będą wystarczające — muszą obsługiwać generowanie dokumentów w formacie ustrukturyzowanym XML i komunikację z API KSeF. Możesz też napotkać konieczność uzyskania certyfikatu wystawcy faktury (od listopada 2025 r.) jako element bezpieczeństwa i identyfikacji w systemie. W sytuacjach awaryjnych, ale tylko w ściśle określonych warunkach, będziesz mógł wspomóc się fakturą wystawioną w trybie offline. Co jeszcze zmieni się dla podatników korzystających z KSeF?

Przyjrzyjmy się bliżej procesowi wystawiania faktur oraz głównym pojęciom, które temu towarzyszą.

Definicje i podstawowe zasady wystawiania faktur w KSeF

Wdrażanie KSeF to dla każdego przedsiębiorcy duża zmiana. To już nie tylko przyjmowanie i wystawianie faktur, ale przede wszystkim obowiązek korzystania z centralnego systemu. Oto, co musisz wiedzieć o e-fakturowaniu:

• faktura ustrukturyzowana – każda faktura obowiązkowo zostanie stworzona w formacie struktury logicznej (FA(3) w nowej odsłonie). To XML z określonym zestawem pól i reguł walidacji,
• faktura z unikalnym numerem KSeF – po przesłaniu faktury do systemu otrzymasz numer KSeF, który potwierdza, że dokument przeszedł walidację i został zaakceptowany przez system,
• dostępność dokumentów – faktura wystawiona przez Ciebie będzie dostępna także odbiorcy bez potrzeby maili czy PDF-ów,
• import danych – Twój system księgowy lub ERP będzie mógł pobierać faktury automatycznie z KSeF (lub przez interfejs API), co usuwa ręczne przepisanie danych,
• tryb offline24 – w przypadku awarii systemu lub problemów z dostępem do internetu możesz wystawić fakturę w trybie awaryjnym, jednak musisz przesłać ją do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. Faktura wystawiona w tym trybie musi mieć kod QR,
• certyfikat wystawcy faktury – od listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli pobrać certyfikat, który pozwoli na uwierzytelnienie w systemie i wystawianie dokumentów w awaryjnych sytuacjach.

Jak korzystać z KSeF? Przewodnik po aplikacjach i integracji z systemem faktur elektronicznych

Z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) można korzystać na kilka sposobów:

• poprzez programy finansowo-księgowe, o ile posiadają integrację z KSeF za pomocą interfejsu API,
• z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów na stronie ksef.podatki.gov.pl, takich jak:
  • Aplikacja Podatnika KSeF – umożliwia obsługę systemu, nadawanie i zarządzanie uprawnieniami, tokenami oraz certyfikatami, a także przegląd i pobieranie faktur wraz z UPO,
  • Aplikacja Mobilna KSeF – pozwala na wystawianie i odbieranie faktur przy użyciu smartfona, podgląd dokumentów oraz tworzenie ich wersji roboczych.

Dodatkowo możliwe jest korzystanie z KSeF za pośrednictwem e-mikrofirmy dostępnej w e-Urzędzie Skarbowym. Po połączeniu konta z systemem KSeF podatnik zyskuje możliwość wystawiania i odbierania faktur bezpośrednio w systemie, a dane z faktur mogą być automatycznie przenoszone do ewidencji VAT, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania informacji.

Działanie KSeF okazją do cyfrowej transformacji Twojej firmy

Jeśli prowadzisz firmę, musisz po pierwsze przestawić się na system faktur wystawianych w trybie online lub offline, w przypadku braku połączenia z internetem. Aby spełnić ten warunek, możesz korzystać z bezpłatnych narzędzi, które oferuje Ministerstwo Finansów (patrz wyżej) lub zainwestować w oprogramowanie, które pozwoli Ci na obsługę faktur elektronicznych w formacie XML. Być może już takim dysponujesz, ale zawsze warto sprawdzić, czy wszystko działa prawidłowo. Testowanie ma tutaj istotne znaczenie. Gdy z powodzeniem zakończysz już ten etap, możesz cieszyć się:

• automatyzacją całego procesu fakturowania — mniej pracy ręcznej, mniej błędów.
• większą przejrzystością i spójnością w obiegu dokumentów (Ty i Twój odbiorca widzicie te same dane).
• potencjałem na integracje: CRM → faktury → KSeF → księgowość.

Potraktuj konieczność wdrożenia obowiązkowego KSeF jako świetną okazję do cyfrowej transformacji Twojego biznesu.

Stosowanie nowoczesnych narzędzi technologicznych, ale również tych opartych na działaniu sztucznej inteligencji, pozwoli Ci kompleksowo usprawnić zarządzanie przedsiębiorstwem i wpłynie długofalowo na rozwój Twojego biznesu. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, skorzystaj z bezpłatnej konsultacji z ekspertami WeNet, którzy podpowiedzą Ci, jakie rozwiązanie w perspektywie wdrożenia KSeF ma znaczenie akurat w Twojej firmie.

Razem z WeNet możesz nie tylko dostosować swój biznes do nowelizacji przepisów systemu faktur, ale także:

• stworzyć nową stronę internetową lub sklep online,
• zadbać o SEO i marketing internetowy,
• zintegrować sprzedaż z nowoczesnym środowiskiem IT,
• przyspieszyć całą komunikację w firmie.

Dzięki temu obowiązek stosowania KSeF nie będzie tylko formalnością, ale początkiem nowego etapu w rozwoju Twojej firmy, a Ty zyskasz partnera, który zna temat i może Ci pomóc w całym procesie transformacji.

Jak wdrożyć KSeF w Twojej firmie — krok po kroku

W obliczu nadchodzących zmian zapewne teraz zastanawiasz się od czego właściwie zacząć? Poniżej znajdziesz rozkład działań, które musisz zaplanować, by wdrożenie KSeF w Twojej firmie przebiegło bezboleśnie. Każdy krok dopasuj do swoich zasobów, zespołu i stopnia gotowości technologicznej.

1. Przeanalizuj obecny proces wystawiania faktur – czy używasz prostego programu, Excela, a może obsługuje Cię biuro rachunkowe?
2. Wybierz system kompatybilny z KSeF – to kluczowe, abyś od dnia wejścia obowiązku działał bez przestojów.
3. Przeszkol pracowników – jeżeli masz zespół, muszą znać zasady wystawiania ustrukturyzowanych faktur.
4. Testuj wystawianie faktur w KSeF – zanim wejdzie obowiązek, warto sprawdzić proces na próbnych dokumentach.
5. Wdróż KSeF w codziennej praktyce – tak, aby przejście odbyło się płynnie.

Nie musisz jednak przechodzić przez to sam. Firmao oferuje nie tylko oprogramowanie, ale i darmowe konsultacje, podczas których eksperci doradzą Ci najlepsze rozwiązanie. W każdej chwili możesz zapoznać się z ich programem do wystawiania faktur, który wspiera integracje i generowanie faktur zgodnych z KSeF, co daje Ci komfort i bezpieczeństwo przy przejściu na nowy system.

Harmonogram wdrożenia KSeF i działań dla przedsiębiorcy MŚP

Źródło: Opracowanie własne na podstawie KSeF.

Co grozi za wystawienie faktury z pominięciem systemu KSeF?

Musisz wiedzieć, że kary za nieprzestrzeganie KSeF są realne i dotkliwe. Jeżeli wystawisz fakturę B2B lub B2G z pominięciem systemu po 31 grudnia 2026 r., możesz zostać obciążony sankcją finansową.

Dlatego przygotowania są tak ważne. Jeśli zdecydujesz się na system Firmao, będziesz mieć pewność, że proces wystawiania faktur w Twojej firmie jest zgodny z przepisami i nie narażasz się na dodatkowe koszty.

Podsumowanie i konkretny plan na teraz

Oto co musisz zrobić:

1. Sprawdź, czy Twoja firma należy do grupy, która już 1 lutego 2026 r. będzie musiała stosować KSeF — jeśli tak, nie masz już czasu do stracenia.
2. Zweryfikuj, czy Twoje obecne oprogramowanie fakturujące lub księgowe wspiera generowanie dokumentów FA(3) i łączenie z API KSeF.
3. Skontaktuj się z ekspertami, którzy oferują konsultacje i wdrożenia. Sprawdź program do wystawiania faktur Firmao.
4. Rozpocznij testy: testuj już teraz interfejs API, a w listopadzie sprawdź Aplikację Podatnika KSeF 2.0.
5. Przeszkol zespół, ustal procedury awaryjne i przygotuj się na start — 1 lutego 2026 r. lub 1 kwietnia 2026 r.
6. Traktuj wdrożenie KSeF jako impuls do digitalizacji — skorzystaj z usług WeNet: stron internetowych, SEO, integracji.

Najważniejsze, żebyś nie zostawił wdrożenia KSeF na ostatnią chwilę – najlepiej przygotować się jeszcze w 2025 roku, aby spokojnie wejść w obowiązkowe stosowanie od 2026 r.

Źródła: KSeF, Gov.pl

FAQ – Pytania i odpowiedzi

Kto będzie zobowiązany do korzystania z KSeF w pierwszej kolejności?

Od 1 lutego 2026 r. obowiązek dotyczy dużych firm, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Pozostali przedsiębiorcy – w tym MŚP – będą zobowiązani od kwietnia.

Czy obowiązkowy KSeF dotyczy wszystkich przedsiębiorców?

Tak, KSeF ma objąć prawie wszystkich prowadzących działalność – zarówno VAT-owców, jak i zwolnionych z VAT. Nie dotyczy natomiast faktur dla konsumentów (B2C), które pozostają dobrowolne.

Od kiedy KSeF dla najmniejszych podatników i mikroprzedsiębiorców?

Dla mikroprzedsiębiorców i podatników korzystających z uproszczeń KSeF ma być obowiązkowy od 1 stycznia 2027 r., choć konkretne warunki i wyjątki mogą jeszcze ulec doprecyzowaniu.

Jakie są konsekwencje braku wdrożenia KSeF w terminie?

Wystawienie faktury poza KSeF po terminie może skutkować uznaniem jej za nieważną oraz karami finansowymi. Dodatkowo grożą problemy z rozliczeniami VAT i brakiem potwierdzenia odbioru (UPO).

Czy są wyjątki od obowiązku korzystania z KSeF?

Tak, do końca 2026 r. z KSeF wyłączone są m.in. paragony z NIP do 450 zł (faktury uproszczone) oraz faktury B2C. Możliwe są też czasowe wyjątki w przypadku awarii systemu.