Czy kiedykolwiek zastanawialiście się, jak niektórzy przedsiębiorcy potrafią sprawnie zarządzać swoimi projektami, utrzymując równocześnie dobre relacje z interesariuszami? Czy zdarzyło Wam się zazdrościć tej umiejętności, marząc o tym, by również móc nią władać? Mam dla Was dobrą wiadomość. Istnieje narzędzie, które może pomóc Wam w osiągnięciu tego celu – mapa interesariuszy.
Interesariusz – kto to jest?
Zanim przejdziemy do omówienia mapy interesariuszy, warto wyjaśnić, kim są interesariusze. Termin ten oznacza osoby lub grupy, które mają wpływ na działalność firmy lub są z nią w jakiś sposób związane.
Interesariusze dzielą się na wewnętrznych i zewnętrznych.
- Do pierwszej grupy zaliczamy pracowników, zarząd oraz właścicieli firmy.
- Z kolei interesariusze zewnętrzni to m.in. klienci, dostawcy, konkurencja, instytucje publiczne czy organizacje pozarządowe.
Mapa interesariuszy – czym jest?
Mapa interesariuszy to narzędzie służące do identyfikacji, analizy i prezentacji wszystkich istotnych dla przedsiębiorstwa interesariuszy. Pozwala ona na zrozumienie, jakie są potrzeby, oczekiwania i wpływ poszczególnych grup na działalność firmy. Taka mapa może przyjmować różne formy – od prostego schematu z podziałem na kategorie, po bardziej zaawansowane wizualizacje uwzględniające np. siłę wpływu czy priorytety interesariuszy.
Jakie są zalety mapy interesariuszy?
Stosowanie mapy interesariuszy przynosi wiele korzyści dla przedsiębiorstwa.
- Przede wszystkim pozwala na lepsze zrozumienie otoczenia biznesowego, co jest kluczowe dla podejmowania właściwych decyzji strategicznych.
- Ponadto mapa interesariuszy ułatwia identyfikację możliwości i zagrożeń wynikających z relacji z interesariuszami, co może pomóc w uniknięciu konfliktów oraz w wykorzystaniu potencjału współpracy.
- Wreszcie, narzędzie to sprzyja lepszemu zarządzaniu komunikacją z interesariuszami, co jest niezbędne dla budowania trwałych i korzystnych relacji.
Praktyczne zastosowania
Mapa interesariuszy może być wykorzystywana w różnorodnych sytuacjach biznesowych. Oto kilka przykładów praktycznych zastosowań tego narzędzia.
Planowanie strategii biznesowej
Podczas planowania strategii biznesowej mapa interesariuszy pozwala na określenie kluczowych “aktorów”, którzy mają wpływ na osiągnięcie celów firmy. Dzięki temu przedsiębiorstwo może skupić się na budowaniu właściwych relacji oraz na odpowiednim alokowaniu zasobów.
Zarządzanie zmianą organizacyjną
W sytuacji wprowadzania zmian w strukturze lub funkcjonowaniu firmy mapa interesariuszy pozwala na identyfikację osób lub grup, które mogą być przez te zmiany dotknięte. Dzięki temu można lepiej przygotować się na ewentualne opory oraz zaplanować odpowiednie działania komunikacyjne.
Rozwój produktów i usług
Mapa może być również wykorzystywana w procesie tworzenia nowych produktów lub usług, gdyż pozwala na zidentyfikowanie potrzeb i oczekiwań różnych grup interesariuszy. Dzięki temu przedsiębiorstwo może dostosować swoją ofertę do wymagań rynku oraz zwiększyć szanse na sukces komercyjny.
Zarządzanie ryzykiem
W kontekście zarządzania ryzykiem mapa pozwala na identyfikację potencjalnych zagrożeń wynikających z relacji z otoczeniem biznesowym. Dzięki temu firma może podjąć odpowiednie działania prewencyjne oraz lepiej kontrolować ryzyko.
Jak stworzyć mapę interesariuszy?
Mapa interesariuszy to graficzne przedstawienie relacji między organizacją a jej interesariuszami, takimi jak klienci, dostawcy czy pracownicy. Tworzenie takiej mapy pozwala na lepsze zrozumienie potrzeb i oczekiwań każdej ze stron oraz na efektywniejsze zarządzanie projektami.
Proces tworzenia mapy interesariuszy można podzielić na kilka etapów.
- Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie wszystkich interesariuszy, którzy mają wpływ na dany projekt lub są przez niego dotknięci. Należy pamiętać, że interesariusze mogą być zarówno wewnętrzni, jak i zewnętrzni. Warto również uwzględnić osoby, które mogą mieć wpływ na projekt pośrednio, np. poprzez wpływanie na decyzje innych interesariuszy.
- Następnie warto przypisać każdemu z interesariuszy określony poziom wpływu na projekt oraz stopień ich zaangażowania. Można to zrobić, analizując ich cele, potrzeby i oczekiwania względem projektu. Warto również ocenić, jakie korzyści mogą odnieść z jego realizacji.
- Kolejnym etapem jest przedstawienie zebranych informacji w formie graficznej. Na mapie należy umieścić wszystkich zidentyfikowanych wcześniej uczestników oraz zaznaczyć relacje między nimi. Ważne jest, aby mapa była czytelna i przejrzysta – warto więc zadbać o odpowiednie rozmieszczenie elementów oraz wykorzystanie kolorów i symboli.
Narzędzie do tworzenia map interesariuszy
Istnieje wiele narzędzi, które ułatwiają tworzenie map interesariuszy. Jednym z nich jest np. MindMeister – aplikacja do tworzenia map myśli, która pozwala na łatwe i intuicyjne przedstawienie relacji między interesariuszami. Innym przykładem może być Lucidchart, który oferuje bogaty zestaw funkcji do tworzenia różnego rodzaju diagramów, w tym map interesariuszy.
3 rodzaje szablonów map interesariuszy
W zależności od potrzeb i specyfiki projektu można wykorzystać różne szablony map. Oto trzy najpopularniejsze z nich.
- Szablon macierzowy – opiera się na dwóch osiach, które przedstawiają poziom wpływu interesariusza na projekt oraz jego stopień zaangażowania. W ten sposób można łatwo zobaczyć, którzy interesariusze są kluczowi dla sukcesu projektu, a których wpływ jest mniejszy.
- Szablon kołowy – przedstawia interesariuszy na okręgu, wokół którego znajduje się centralny obiekt (np. projekt lub organizacja). Ten szablon pozwala na zobrazowanie relacji między poszczególnymi uczestnikami oraz ich wzajemne oddziaływanie.
- Szablon sieciowy – oparty na koncepcji sieci, w której każdy węzeł reprezentuje jednego interesariusza, a krawędzie między nimi symbolizują relacje. Ten szablon jest szczególnie przydatny w przypadku skomplikowanych projektów, gdzie istnieje wiele powiązań między różnymi uczestnikami.
