Informacja prasowa to narzędzie, które pozwala przedsiębiorstwom, instytucjom i organizacjom na dostarczenie swojego przekazu do mediów i szerokiego grona odbiorców. Właściwie przygotowana informacja prasowa powinna być nie tylko interesująca, ale również spełniać określone kryteria merytoryczne oraz formalne. W artykule przedstawimy strukturę komunikatu i jego najważniejsze elementy oraz omówimy, na jakie pytania odpowiada informacja prasowa. Przeczytaj i dowiedz się, jak napisać tekst, który będzie wartościowym źródłem informacji na temat Twojej firmy.
Czym jest informacja prasowa?
Informacja prasowa to krótki tekst o charakterze informacyjnym, który ma na celu przekazanie konkretnych wiadomości na temat wydarzeń, inicjatyw, produktów lub usług danego podmiotu – firmy, organizacji czy osoby prywatnej. Przeznaczona jest przede wszystkim dla mediów – zarówno tradycyjnych (gazet, telewizji), jak i internetowych (portali informacyjnych, blogów).
Inaczej mówiąc komunikat/informacja prasowa to dystrybuowany do mediów materiał, który jest poświęcony danej firmie. Jest to forma komunikacji pomiędzy danym podmiotem a mediami, w celu przekazania istotnych dla nich treści.
Za pośrednictwem informacji prasowej można przedstawiać istotne dla odbiorców wiadomości w sposób atrakcyjny i przystępny, który sprawi, że docelowi czytelnicy zainteresują się tematem. Informacja może mieć różne funkcje – informacyjną, promocyjną, edukacyjną czy nawet rozrywkową, w zależności od celów, jakie stawia przed sobą nadawca.
Co powinna zawierać informacja prasowa?
Idealna informacja prasowa jest umiejętnie napisana, czytelna i przekonująca. Z tego powodu warto przyjrzeć się jej strukturze oraz zawartości. Tradycyjnie notka prasowa zawiera kilka elementów, które ułatwiają jej odbiór przez dziennikarzy i innych odbiorców. Są to między innymi nagłówek, lead (wprowadzenie), treść właściwa oraz dane kontaktowe.
Nagłówek powinien być krótki i zwięzły, a jednocześnie przyciągać uwagę dziennikarza, a potem czytelnika. Warto zadbać o to, aby był on oryginalny i wyróżniał się na tle innych informacji prasowych. Jednym z najważniejszych elementów informacji jest też lead, czyli wprowadzenie. Lead ma za zadanie przedstawić najważniejsze informacje dotyczące danego tematu (kto, co, gdzie, kiedy i dlaczego) oraz zachęcić do dalszej lektury. Treść właściwa powinna być oparta na faktach, ale jednocześnie angażująca dla czytających. Powinna rozwijać informacje przekazane w leadzie.
Istotnym elementem jest też stopka, czyli krótki opis działalności przedsiębiorstwa, informacje o patronach i partnerach oraz przydatne linki. Nie można zapomnieć też o danych kontaktowych do osoby odpowiedzialnej za dystrybucję tekstu – są bardzo ważne w przypadku, gdy dziennikarz chciałby uzyskać więcej szczegółów na temat przekazywanej informacji.
Podsumowując, informacja prasowa powinna zawierać:
- nazwę firmy i logo,
- datę i miejsce wysłania komunikatu,
- nagłówek / tytuł,
- lead,
- tekst główny,
- podsumowanie,
- stopkę,
- dane kontaktowe.
Na jakie pytania odpowiada informacja prasowa?
Aby przygotować skuteczną informację prasową, należy odpowiedzieć na szereg pytań, które pozwolą na lepsze zrozumienie tematu oraz przekazania istoty wiadomości. Do podstawowych pytań, które powinna zawierać informacja prasowa, należą tzw. pięć W oraz jedno H (5W+H), czyli kto (who), co (what), gdzie (where), kiedy (when), dlaczego (why) i jak (how). Poniżej omówimy te pytania w szczegółach.
Kto? (Who)
Informacja prasowa powinna przedstawić podmiot, którego dotyczy dana wiadomość. Należy wskazać nazwę firmy, instytucji czy organizacji, a także – jeśli to konieczne – podać nazwiska osób mających istotny wpływ na omawiane wydarzenie lub działanie. Wskazanie odpowiedniego podmiotu pozwala odbiorcom zrozumieć, kto stoi za daną inicjatywą lub wiadomością.
Co? (What)
Kolejnym pytaniem, jest ,,co’’, czyli co dokładnie się dzieje lub ma się wydarzyć. Czy to nowa inwestycja firmy? A może organizacja planuje konferencję naukową? Przedstawienie konkretnej i jasno opisanej sytuacji pozwoli mediom oraz odbiorcom zrozumieć istotę przekazywanej informacji.
Gdzie? (Where)
Informacja prasowa powinna wskazać miejsce, w którym odbywa się omawiane wydarzenie lub inicjatywa. Określenie lokalizacji pozwoli odbiorcom lepiej zrozumieć kontekst przekazywanej wiadomości oraz ewentualnie wziąć udział w danym wydarzeniu.
Kiedy? (When)
W tekście nie może też zabraknąć informacji o czasie i terminie, w którym omawiane zdarzenie miało miejsce lub się odbędzie. Warto podać dokładną datę oraz godzinę, aby ułatwić mediom i odbiorcom zaplanowanie swoich działań.
Dlaczego? (Why)
Odpowiedź na pytanie ,,dlaczego’’ pozwala przedstawić motywy oraz cele stojące za daną inicjatywą lub działaniem. Ta część informacji prasowej pozwala również na ukazanie korzyści wynikających z omawianego zdarzenia czy działania dla odbiorców.
Jak? (How)
Pytanie ,,jak’’ dotyczy konkretów przedstawienia realizacji danego wydarzenia, produktu czy usługi. Odpowiedź na to pytanie może zawierać informacje na temat technologii, metodyki pracy czy sposobu komunikacji, które wpływają na sposób realizacji omawianego działania.
Odwrócona piramida – struktura informacji prasowej
Tworząc dobrą informację prasową, należy kierować się zasadą odwróconej piramidy. Mówi ona, że najważniejsze informacje powinny znajdować się na początku tekstu, a najmniej istotne na końcu.
Najważniejszym punktem konstrukcji artykułu opartego na odwróconej piramidzie jest lead, czyli początkowy akapit, który powinien zawierać wszystkie kluczowe dane. Jak już wiesz, dobrze napisany lead notki prasowej to taki, który dostarcza czytelnikowi odpowiedzi na pytania ,,kto?’’, ,,co?’’, ,,gdzie?’’, ,,kiedy?’’, ,,dlaczego?’’ i ,,jak?’’.
Kolejne akapity powinny stopniowo uzupełniać wartościowe informacje przedstawione w leadzie i przechodzić do szczegółowych informacji. Ważne jest jednak, aby nie obniżać jakości tekstu, a jedynie dopełniać treść o dodatkowe szczegóły. Celem tego jest sprawienie, że artykuł będzie ciekawy dla czytelników o różnych potrzebach informacyjnych – zarówno tych, którzy cenią sobie szybkość przekazu, jak i tych, którzy mają ochotę na bardziej dogłębną analizę.
Skuteczna informacja prasowa – o czym jeszcze warto pamiętać?
Notatka prasowa powinna być świeża i aktualna (ważna jest aktualność informacji) . Należy też zadbać o atrakcyjność tekstu. Istotnym aspektem tworzenia informacji prasowej jest też właściwe wykorzystanie języka. Pamiętajmy, że naszym celem jest dotarcie do jak najszerszego kręgu odbiorców, dlatego tekst powinien być przystępny i zrozumiały dla każdego. Unikajmy skomplikowanych konstrukcji gramatycznych oraz nadużywania terminologii branżowej bądź specjalistycznej. Piszmy prostymi i zrozumiałymi słowami, ale jednocześnie starajmy się unikać banałów i stylu potocznego.
Warto również zadbać o atrakcyjność wizualną tekstu – odpowiednią długość akapitów, stosowanie wyróżnień czy nagłówków oraz unikanie nadmiaru informacji w jednym zdaniu. Pamiętajmy, że czytelnik nie będzie miał czasu ani chęci na analizowanie skomplikowanych konstrukcji językowych, dlatego zadbajmy o czytelność i przejrzystość treści.
Warto pamiętać o następujących zasadach komunikatu prasowego:
- im krócej, tym lepiej – notka prasowa powinna być zwięzła, a przy tym treściwa,
- od ogółu do szczegółu – najważniejsze informacje mają być na początku tekstu,
- komunikat prasowy musi być merytoryczny i konkretny,
- ważna jest konstrukcja informacji prasowej oraz podział na logiczne i czytelne akapity,
- warto stosować fakty i liczby, a unikać opinii,
- istotnym elementem są też interesujące cytaty.
Trzeba też mieć na uwadze, że każda informacja prasowa powinna być dostosowana do potrzeb oraz oczekiwań grupy docelowej. Dlatego warto przed przystąpieniem do pisania tekstu dokładnie przeanalizować, do kogo będzie on kierowany. Inaczej bowiem musimy pisać dla specjalistów z danej branży, a inaczej dla laików czy klientów indywidualnych.
Ważne jest również wykorzystanie odpowiednich kanałów komunikacji – warto pomyśleć o umieszczeniu informacji prasowej na firmowej 
, w mediach społecznościowych oraz wysłać ją do redakcji czasopism, portali branżowych czy lokalnych. Im szerzej rozpowszechnimy naszą informację prasową, tym większe szanse na dotarcie do szerokiej grupy odbiorców.
Dystrybucja informacji, czyli jak skutecznie dotrzeć do mediów i odbiorców
Wysyłanie informacji prasowej to dopiero początek. Ważne jest również, aby zadbać o jej dystrybucję oraz promocję w mediach. Jednym ze sposobów może być budowanie bazy mediów, do których regularnie będziemy wysyłać nasze informacje. Możemy również wykorzystać różne kanały komunikacji – od e-maili, przez portale społecznościowe, aż po serwisy prasowe.
Kluczowe znaczenie dla skutecznej dystrybucji informacji prasowej ma również budowanie relacji z dziennikarzami. Poznawanie ich preferencji, regularne sięganie po ich teksty czy częste kontaktowanie się z nimi sprawi, że będą oni bardziej skłonni do uwzględnienia naszych informacji w swoich publikacjach. Warto również być pomocnym źródłem informacji – dziennikarze z pewnością docenią możliwość pozyskania ciekawych danych czy opinii ekspertów związanych z naszą branżą.
Jak napisać dobry komunikat prasowy – podsumowanie
Podsumowując, komunikat/informacja prasowa to niezwykle ważne narzędzie komunikacji z mediami i szerokim gronem odbiorców. Dzięki odpowiedniej strukturze, atrakcyjnej zawartości oraz skutecznemu dotarciu do docelowych adresatów może znacznie pomóc w promocji wydarzeń, produktów czy usług. Trzeba jednak mieć też na uwadze, że samo stworzenie dobrej informacji prasowej to dopiero początek sukcesu – równie ważne są promocja i utrzymanie kontaktu z interesariuszami.
Warto też pamiętać, że notka prasowa powinna być tylko jednym z narzędzi komunikacji z mediami i odbiorcami. Odpowiednie zaplecze w postaci stron internetowych, blogów czy profili w mediach społecznościowych pozwoli na budowanie więzi z odbiorcami i utrzymanie ich zainteresowania naszymi działaniami.
