Chcesz zorganizować wydarzenie biznesowe, które odniesie sukces i zapewni uczestnikom niezapomniane wrażenia? Powodzenie takiego przedsięwzięcia zależy od starannego zaplanowania, właściwie dobranych narzędzi i świetnej współpracy całego zespołu. W tym artykule podpowiemy Ci, jak zrobić event marketingowy krok po kroku, który zapadnie w pamięć gości, a także przyniesie wymierne korzyści promocyjne Twojej firmie.
Co to jest event marketingowy?
W czasach, gdy rynek nasycony jest różnorodnymi produktami i usługami, coraz trudniej zaskoczyć i zainteresować potencjalnych klientów. Na szczęście istnieje sposób, który nie tylko przyciąga uwagę odbiorców, ale także pozwala na budowanie relacji z nimi. Mowa tutaj o event marketingu, czyli innowacyjnym narzędziu, które daje przedsiębiorcom wiele możliwości. Zastanawiasz się, jak wykorzystać tę formę promocji firmy? Zanim dowiesz się więcej o organizacji imprezy tego typu, to poznaj kluczowe terminy.
Czym jest event marketing? To strategia polegająca na organizacji wydarzeń, której celem jest zwiększenie świadomości oraz rozpoznawalności marki. Istnieją różne rodzaje eventów firmowych o charakterze promocyjnym – od konferencji, targów czy warsztatów po imprezy okolicznościowe, pikniki rodzinne czy festiwale muzyczne. Wszystko zależy od celu, jaki przyświeca danej akcji promocyjnej oraz grupy docelowej. Kluczowe jest jednak zapewnienie uczestnikom niezapomnianych przeżyć i emocji, które pozwolą na stworzenie pozytywnego wizerunku firmy w oczach odbiorców przez ich angażowanie emocjonalne.
Jakie eventy służą promocji firmy?
Czym jest i jak działa event marketing? Takie pytanie zadaje sobie wielu przedsiębiorców. Musisz wiedzieć, że to wszechstronne narzędzie może służyć reklamie firmy na różne sposoby. Odpowiednio dostosowując rodzaj imprezy do charakteru marki i celu wydarzenia, można osiągnąć efektywną i zauważalną promocję. Oto kilka pomysłów na dobry event, które doskonale sprawdzą się w budowaniu zainteresowania mediów i odbiorców:
- konferencje i sympozja,
- pokazy produktów oraz wystawy,
- warsztaty, szkolenia i konferencje naukowe,
- networking i spotkania biznesowe,
- wydarzenia online,
- tematyczny event firmowy.
Nadal nie wiesz, jakie eventy najskuteczniej służą promocji? W takim razie zapoznaj się z poradnikiem dotyczącym marketingu wydarzeń.
Organizacja wydarzenia marketingowego, czyli zalety eventów firmowych
Zastanawiasz się, czy warto zorganizować event marketingowy? W naszej ocenie takie wydarzenie przynosi przedsiębiorstwom wiele korzyści.
Po pierwsze, pozwala na bezpośredni kontakt z odbiorcami. W ten sposób uczestnicy imprezy mogą przekazać Ci informacje, które umożliwią lepsze zrozumienie ich potrzeb i oczekiwań. Jest to nieocenione w kontekście rozwoju nowych produktów czy usług oraz ich udoskonalania.
Kolejną korzyścią, która przekona Cię, że warto zaplanować event, będzie doskonała okazja do networking’u, a więc nawiązywania relacji biznesowych, które mogą zaowocować w przyszłości współpracą czy długotrwałymi partnerstwami.
Nie sposób nie wspomnieć, że odpowiednio zaplanowane i przeprowadzone wydarzenie może skutecznie wyróżnić markę na tle konkurencji, wykreować jej pozytywny wizerunek oraz zbudować silną pozycję na rynku. To duża wartość eventu w kontekście 
.
Jak zorganizować dobry event?
Co takiego jest w event marketingu, że firmy traktują ten kanał promocji jako doskonałe narzędzie PR? Otóż jest to działanie, które pozwala na skuteczne budowanie relacji z klientami oraz wyróżnienie się na rynku. Warto zatem inwestować w tego typu wydarzenia, a sukces przyjdzie z czasem. Jak zorganizować je skutecznie? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w naszej instrukcji – krok po kroku.
Krok 1: rozpoznanie potrzeb i celu wydarzenia
Na samym początku zadaj sobie pytanie, co chcesz osiągnąć poprzez organizację imprezy. Czy jest to promocja nowego produktu lub usługi? A może masz na celu podniesienie rozpoznawalności Twojej marki bądź nawiązanie relacji z klientami? Ustalenie głównego celu eventu pozwoli Ci skierować działania w odpowiednim kierunku i lepiej ocenić skalę sukcesu po jego zakończeniu.
Krok 2: określenie budżetu eventu oraz ram czasowych
Jak wynika z naszych doświadczeń, kluczowymi parametrami każdego projektu są jego termin oraz budżet. Przed przystąpieniem do kolejnych etapów planowania, ustal odpowiednie ramy czasowe na organizację eventu biznesowego oraz orientacyjną kwotę, którą dysponujesz.
Upewnij się również, że zaplanowane wydatki obejmują wszystkie niezbędne koszty, takie jak wynajem lokalu, usługi cateringowe, nagłośnienie czy zaproszenia na event firmowy.
Krok 3: wybór formy i przekazu eventu
Agencja eventowa nie jest Ci potrzebna, jeśli chcesz zrobić ciekawe wydarzenie, które docenią zaproszeni goście. Pamiętaj przy tym, że różnorodność form tego rodzaju imprez jest ogromna – od profesjonalnych konferencji, przez interaktywne wystawy, po luźne spotkania integracyjne.
Dla Ciebie, jako organizatora, najważniejsze będzie więc dobranie odpowiedniej formy wydarzenia, która będzie adekwatna do głównego celu eventu. Dzięki temu zapewnisz sobie większe zaangażowanie ze strony uczestników. Decydując się na konkretny rodzaj, warto także zastanowić się nad przekazem swojej imprezy, przy czym należy pamiętać o spójności projektu z wizerunkiem firmy.
Krok 4: wskazanie uczestników
Zrozumienie, kto jest grupą docelową Twojego wydarzenia, to absolutna podstawa. Bez tego elementu niemożliwe jest przygotowanie odpowiednich działań promocyjnych czy reklamowych. W przypadku planowania eventów firmowych musimy pamiętać, że uczestnicy to nie tylko potencjalni klienci, ale również partnerzy biznesowi oraz media, które mogą pomóc w dalszej promocji.
Jak zatem określić grupę docelową? W pierwszej kolejności przyjdzie Ci odpowiedzieć na kilka pytań dotyczących tego, kim są uczestnicy eventu, takich jak ich wiek, płeć, miejsce zamieszkania czy zainteresowania. Warto także zastanowić się nad tym, jakie korzyści mogą uzyskać osoby biorące udział w imprezie, aby móc odpowiednio dostosować treści i atrakcje do ich oczekiwań.
Krok 5: selekcja daty i miejsca
Nie wiesz, kiedy i gdzie zorganizować event marketingowy? Lokalizacja oraz termin mają znaczenie zarówno dla Twojej organizacji, jak i dla uczestników wydarzenia.
Wybór miejsca przyciągającego uwagę Twojej społeczności oraz idealnego momentu, w którym nie konkuruje się z innymi imprezami branżowymi, może przyczynić się do podniesienia rangi samej organizacji i jej imprezy.
Pamiętaj, że miejsce organizacji wydarzenia powinno być przede wszystkim dostępne komunikacyjnie – zapewnisz w ten sposób szybki i wygodny dojazd dla gości. Warto wybrać taką lokalizację, która oferuje możliwości rozbudowy czy wykorzystania innych przestrzeni w przypadku większej liczby uczestników. Jeśli planujesz atrakcje na event firmowy, to weź pod uwagę również wszelkie udogodnienia w pobliżu.
Jak zapewnić sobie frekwencję podczas eventu marketingowego? Niezwykle ważny jest w tym przypadku wybór odpowiedniego terminu. Zwróć uwagę na kalendarz branżowych imprez. Dzięki temu możesz uniknąć kolizji z innymi ciekawymi wydarzeniami, które mogą przyciągnąć potencjalnych uczestników skutecznego eventu.
Krok 6: dobór atrakcji na event firmowy i dodatkowych elementów
Uatrakcyjnienie wydarzenia i wybór dodatkowych elementów to kolejne kroki event marketingu.
Każda impreza o charakterze promocyjnym powinna być przede wszystkim interesująca dla uczestników. Chcesz zaplanować atrakcyjny event? Prelekcje czy warsztaty prowadzone przez ekspertów w danej dziedzinie pozwolą na zainteresowanie uczestników merytoryczną stroną imprezy. Warto jednak pamiętać, że nie każdy chce spędzić cały czas na słuchaniu wykładów – dlatego warto zadbać także o interaktywne formy rozrywki, takie jak gry, zabawy czy rekwizyty, które pozwolą uczestnikom samodzielnie doświadczyć produktów lub usług marki.
Krok 7: przygotowanie scenariusza wydarzenia (brief eventu)
Chcesz zorganizować event marketingowy? Kluczem do sukcesu jest właściwie dobrany program. Aby uczestnicy poczuli się zaangażowani, warto postarać się o różnorodne atrakcje. Sympozjum eksperckie, panel dyskusyjny czy warsztaty to tylko niektóre z możliwych form, które warto rozważyć podczas organizacji wydarzenia.
Ważne jest także, aby w programie znalazły się przerwy na networking. To właśnie podczas rozmów uczestnicy eventu firmowego nawiązują cenne kontakty biznesowe, a także wymieniają się doświadczeniami i opiniami. Warto więc przewidzieć w scenariuszu wydarzenia czas na takie spotkania, umożliwiając uczestnikom swobodne poruszanie się między prelekcjami.
Nie zapominaj przy tym o opracowaniu materiałów promocyjnych – tego wymaga skuteczna organizacja wydarzenia.
Krok 8: zaproszenie uczestników i promocja eventu
Zastanawiasz się, jak zorganizować dobry event marketingowy, który zachwyci gości? Zapewnienie odpowiedniej liczby uczestników i stworzenie atmosfery sprzyjającej nawiązywaniu wartościowych kontaktów biznesowych to priorytetowe zadanie każdego organizatora. Aby tego dokonać, warto na samym początku określić grupę docelową oraz opracować precyzyjnie spersonalizowane komunikaty promujące wydarzenie.
Zainwestuj czas i środki w analizowanie rynku i stworzenie profilu idealnego uczestnika, który będzie bazą do opracowania strategii promocyjnej. W tym przypadku kluczowy jest dobór odpowiednich kanałów komunikacji. Aby organizacja eventu biznesowego przebiegła sprawnie, wykorzystaj w swojej strategii promocyjnej takie narzędzia jak Social Media, kampanie 
czy współpraca z partnerami branżowymi.
Krok 9: mierzenie sukcesu eventu
Znasz już kluczowe kroki event marketingu. Nie możesz jednak zapominać o jednym z ostatnich, czyli o ocenie podjętych działań. O skutecznej organizacji wydarzenia będą świadczyć zebrane informacje zwrotne, które zostawili uczestnicy eventu czy statystyki z mediów społecznościowych. Jako organizator musisz porównać założone cele z wynikami osiągniętymi podczas imprezy. Pozwoli Ci to wyciągnąć wnioski i doskonalić swoje strategie planowania marketingowych eventów firmowych.
Jak zrobić event marketingowy? Podsumowanie
Chcesz zorganizować event marketingowy, który przyniesie Ci dużo korzyści? Choć realizowanie wydarzeń promocyjnych może być skomplikowane, zwłaszcza dla nowicjuszy w tej dziedzinie, to warto polegać na sprawdzonych strategiach i kierować się nimi na każdym etapie planowania.
Jak już wiesz, kluczowe znaczenie dla sukcesu eventu biznesowego ma skuteczne zaproszenie uczestników oraz promocja w różnorodnych kanałach komunikacji. Analiza rynku, określenie grupy docelowej oraz spersonalizowane komunikaty to podstawowe elementy składające się na efektywną strategię marketingową. Wykorzystując te narzędzia, zyskasz większą szansę na przyciągnięcie odpowiedniej liczby gości i osiągnięcie sukcesu.
Jeżeli marketingowe eventy firmowe to tylko początek działań promocyjnych, jakie chcesz wprowadzić w swojej firmie, to już teraz podejmij współpracę z 
. Doradcy internetowi pomogą Ci przygotować kampanię reklamową, dzięki której Twoja firma stanie się widoczna w sieci. Poznaj sprawdzone rozwiązania dla biznesu już teraz i zamów darmową wycenę naszych usług.
