Jak pisać e-maile, czyli poradnik o – czasem niełatwej – sztuce komunikacji z klientem

0
3303
jak pisać maile

Zapewne każdy z nas przynajmniej raz rwał sobie przysłowiowe włosy z głowy, zastanawiając się jak właściwie sformułować swoją wiadomość do klienta czy partnera biznesowego w tzw. „biznesowo delikatnej lub trudnej sytuacji”. Takich właśnie sytuacji na co dzień mamy bardzo dużo, począwszy od wysyłania klientowi cyklicznych raportów, uzgadniania warunków współpracy, negocjacji, czy… informowania o wszelkich problemach i trudnościach na drodze realizacji projektu. 

Jak napisać idealny e-mail?

Być może pomyślisz sobie – po co mi poradnik? Przecież wiem, jak pisać e-maile, w końcu wysyłam ich codziennie co najmniej kilka, a w skali tygodnia czy miesiąca zbierze się ich spora ilość. Owszem – być może wiesz, jak technicznie obsłużyć pocztę e-mail, wiesz, czym jest kopia ukryta maila, jak ważne jest zachowanie ciągłości korespondencji i funkcja “odpowiedz wszystkim” – jeśli nie, o tym wszystkim napiszemy już wkrótce – zapewne wiesz jeszcze o wiele więcej, np. jaki temat wiadomości wybrać, ale… czy zawsze wiesz, co napisać? Albo odwrotnie – na co w wiadomościach e-mail lepiej spuścić zasłonę milczenia? Nie zawsze? No właśnie! Temu ma służyć poniższe. 

Jak stworzyć maila z odpowiednimi zwrotami?

Tekst ten jest skierowany głównie do tych osób, które na co dzień mają kontakt mailowy z klientami, ale nie tylko, także z dostawcami czy kontrahentami. Jak zacząć i zakończyć maila? Trzeba pamiętać, że właściwie sformułowana wiadomość mailowa na linii firma – klient może zadecydować o sukcesie projektu, finalizacji umowy czy zamówienia lub odwrotnie – zniweczyć te cele. Poniżej przedstawiamy kilka podstawowych zasad, jak pisać oficjalne maile. Poznaj zasady pisania e-maili.

Jak pisać e-maile, czyli poradnik o sztuce czasem niełatwej komunikacji z klientem

Co zawiera oficjalny mail? Jak napisać e-mail?

Nie wiesz, jak pisać profesjonalne e-maile? Składać się na układ wiadomości powinny takie elementy jak:

  • adresat wiadomości,
  • temat,
  • przywitanie,
  • treści,
  • zakończenie oficjalnego maila,
  • pożegnanie.

Pamiętaj, żeby pisać wielkimi literami, gdy rozpoczynasz nowe zdanie. Poza tym zwróć uwagę, pisząc e-mail oficjalny, na ortografię i interpunkcję. Zanim wyślesz maile służbowe, sprawdź, czy nie ma żadnych literówek albo innych błędów. Pamiętaj, aby zawrzeć kluczową informację i tytuł e-maila. Jak pisać maila? Stosuj odpowiednią składnię i używaj polskich znaków diakrytycznych.

Przeczytaj również:  Jak zwiększyć konwersję e-mail marketingu?

Jak napisać e-mail oficjalny? Tytuł maila powinien być czytelny, prosty i kulturalny. Przykłady e-maili znajdziesz w Internecie.

Jak zacząć maila oficjalnego i zakończyć go? O tym dowiesz się w kolejnych akapitach naszego tekstu. Sprawdź, jak napisać email.

W ogóle, nie w szczególe. Jak napisać dobry e-mail?

Oczywiste jest, że klient rozlicza nas z wyników, rezultatów naszych działań – kampanii i innych akcji wizerunkowych oraz efektywnościowych. Wszystkie wyniki przeprowadzonych przez nas działań oraz ich planowany harmonogram musimy klientowi zaraportować. Wydaje się proste? Jest proste, dlatego nie komplikuj tego zbyt dużą ilością szczegółów oraz informacji, które dla klienta są zupełnie nieprzydatne. Klienta interesuje efekt, a nie opis np. trudności jakie natrafiłeś po drodze, techniczny opis narzędzi, które zostały użyte itp. Skup się w treści wiadomości na konkretach, ale nie pomijaj jednocześnie tego, co może jednak okazać się ważne. Pisanie maili powinno się opierać na wyczerpywaniu tematu i przedstawianiu faktów.

Mail nie wszystko przyjmie

Jak napisać profesjonalne e-maile? Nigdy nie składaj obietnic bez pokrycia, zwłaszcza jeśli wiesz, że nie jesteś w stanie dotrzymać obietnicy albo masz wątpliwości. Dotyczy to przede wszystkim terminów wykonania pewnych zadań. Nie wpadaj w pułapkę “zrobię to jeszcze dzisiaj”, tylko dlatego że klient zapewne chciałby to usłyszeć albo chcesz mieć na kilka godzin “problem z głowy”. Pamiętaj, że to do Ciebie wróci i wyjaśnianie albo odkręcanie sytuacji będzie znacznie trudniejsze. Gorzej – takie zachowanie to duża rysa na wizerunku Twoim jako doradcy oraz całej firmy. Być może klientowi ten dzień, dwa, czy nawet kilka dni różnicy nie zrobi – zaczeka, ale czy będzie czekał na Twój telefon przy odnowieniu umowy, jeśli będzie miał przekonanie, że nie może Ci zaufać? Niekoniecznie. Dlatego tak ważna jest komunikacja i wiedza, jak poprawnie pisać e-maile.

Jak napisać e-mail oficjalny? Klient ma zawsze rację

Ten tytuł jest trochę na przekór. Oczywiście, że nie zawsze ma rację, ale naszą rolą jest takie pokierowanie korespondencji oficjalnej, żeby tego nie odczuł. A przynajmniej niech będzie to jak najmniej dotkliwe. Zasady pisania e-maili nie są skomplikowane.

Przeczytaj również:  Strzał prosto w serce konsumenta na Walentynki, czyli guide po skutecznej kampanii mailingowej dla e-commerce

Pokaż się w roli doświadczonego eksperta i zasugeruj inne rozwiązanie, lepsze według Ciebie dla biznesu klienta, poparte danymi czy innymi mierzalnymi wskaźnikami.

Jak pisać e-maile, czyli poradnik o sztuce czasem niełatwej komunikacji z klientem

No dobrze – włożyłeś dużo pracy i wysiłku w swoją pracę, a mimo to klient nie jest zadowolony? Trudno. Przyjmij tę informację “na klatę” i wyciągnij wnioski. Nie tłumacz się, nie zaprzeczaj, nie wchodź w niemerytoryczne dyskusje. Jak napisać maila do firmy? Lepiej skwituj niezadowolenie klienta słowami: „Fajnie, że Pan/Pani o tym mówi, bo dzięki temu mogę lepiej zrozumieć Państwa oczekiwania/potrzeby/firmę/strategię”. Uwierz – zostawisz w ten sposób klienta w przekonaniu, że może Ci zaufać, bo wiesz, co teraz robić i unikniesz wcześniej popełnionych błędów. Na szczęście wiesz już, jak napisać maila profesjonalnego. E-mail oficjalny z pewnością pozwoli Ci wyjaśnić sytuację.

Bez “ale” – jakie są zasady pisania maila?

Wiesz już, jak napisać dobry mail. Wystrzegaj się słowa “ale”, bo przeczy wszystkiemu, co powiedziałeś, zanim ono padło. Jeśli napiszesz: Fajnie, że Pan/Pani o tym mówi, bo dzięki temu mogę lepiej zrozumieć Państwa oczekiwania/potrzeby/firmę/strategię, ale…” dajesz do zrozumienia, że klient nie może liczyć z Twojej strony na działania, które go usatysfakcjonują. Dowiedz się, jak napisać maila o oficjalnym charakterze.

Jak poprawnie pisać maile? Problemy

Starałeś się, a jednak Ci nie wyszło. Popełniłeś błąd, czy też inne, niezależne czynniki miały wpływ na efekt Twojej pracy – nie ma to tak naprawdę znaczenia, ponieważ klient powinien zostać o tym poinformowany. Daruj sobie zbędne szczegóły, jednak szczerze, otwarcie i ze spokojem przyznaj się, że coś nie poszło tak, jak planowałeś. Ukrywanie prawdy prędzej czy później i tak wyjdzie na jaw ze szkodą dla Twojej relacji z klientem. Wysyłanie wiadomości mailowych to także sztuka porozumiewania się w trudnych sytuacjach, dlatego – mimo że takie momenty nie są pewnie Twoją strefą komfortu – musisz się z nimi zmierzyć. Odpowiednie rozpoczęcie i zakończenie e-maila to podstawa. Podobnie jak długość: liczy się krótki e-mail.

Promuj swoją firmę

Jak pisać oficjalne maile do klientów? Błędy, których należy unikać

Pamiętaj o formułach powitalnych! Nie wiesz, jakich błędów unikać w e-mailach do klientów? Oto niektóre z nich:

  • niezrozumiały tytuł,
  • brak wskazówek dla klienta – brak wezwania do działania,
  • wysyłanie wiadomości z niepotrzebnymi załącznikami – lepiej wstawić link w mailu.
Przeczytaj również:  Skuteczny e-mail marketing – jak zwiększyć dotarcie e-maili do odbiorcy?

Dodać do tego należy wymóg unikania emotikon oraz unikania skrótów.

Przed wysłaniem maila z odpowiednimi zwrotami, warto sprawdzić, czy wszystko się zgadza. Pamiętaj o zwrocie powitalnym i formule kończącej wiadomość. Lepiej zrezygnuj z kolokwializmów czy osobistych dygresji. Zasady pisania e-maili obejmują także unikanie wielkich liter, które mogą być negatywnie odbierane. Pisane e-maile nie powinny być przy tym zbyt długie. Dobrze jest je wyrównać do lewego marginesu.

Mail oficjalny zawiera również takie elementy, jak poprawne przywitanie, które jest istotne. Jak zacząć maila? Poprzez takie formuły jak “Szanowny Panie/Pani”, “Szanowny Panie Prezesie” czy “Panie (Piotrze)”. Teraz już wiesz, jak rozpocząć maila.

Zastanawiasz się, jak odpowiednio zakończyć maila? “Z wyrazami szacunku” czy “Z poważaniem” będą najlepszą opcją. Zwrot kończący maila jest bardzo ważny. Jak zacząć i zakończyć maila? Już wiesz!

Sprawdź, jak wypromować firmę na lokalnym rynku

Jak napisać e-mail oficjalny? Pozostałe wskazówki

Nie wiesz, jak napisać dobry e-mail? Podpisz się pod służbową wiadomością pełnym imieniem i nazwiskiem. Dodaj informację o zajmowanym stanowisku czy pełnionej funkcji. Jak zakończyć maila formalnego? Zdecyduj się na stopkę z danymi kontaktowymi. Jest to najlepsze zakończenie e-maila. Teraz już wiesz, jak napisać maila profesjonalnego.

Jak pisać e-maile, czyli poradnik o sztuce czasem niełatwej komunikacji z klientem

Jak napisać dobry e-mail? Rozwiązanie problemu a treść maila

Wiesz już, jak zakończyć maila i poprawnie go zacząć. Przedstawiliśmy Ci sposoby, jak można pisać profesjonalne e-maile.

Jeśli masz możliwość naprawić swój błąd – oczywiście zrób to. Jeśli nie – znajdź rozwiązanie, by naprawić sytuację. Jeśli w wyniku Twoich działań klient poniósł szkodę, ucierpiała na tym jego reputacja itp. – koniecznie zaproponuj rekompensatę adekwatną do sytuacji. W każdym przypadku dąż do tego, aby obie strony współpracy były zadowolone. Jak poprawnie pisać e-maile? Teraz już wiesz.

Komunikacja mailowa na linii klient – firma nie zawsze bywa łatwa. Jak poprawnie pisać maile do klientów? Zdarza się, że pewne kwestie wolimy jednak ustalić czy wyjaśnić podczas spotkania lub rozmowy telefonicznej. Nieważne co preferujemy – maile pozostaną i tak nieodłącznym elementem naszego kontaktu z klientem, czy patrząc szerzej – dostawcą, partnerem biznesowym itp.

Być może powyższe wskazówki, jak napisać dobry e-mail, są dla Ciebie oczywiste i od dawna stosujesz je w praktyce, jeśli tak jest – wielkie gratulacje. Jeśli jednak dowiedziałeś się czegoś nowego o tym, jak pisać formalne e-maile – spróbuj wcielić je w życie. Warto pisać maile!

Nowe wezwanie do działania
5/5 - (5 votes)

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here