Profesjonalna stopka mailowa – jak ją zaprojektować?

0
847
stopka firmowa w mailu

Można zaryzykować stwierdzenie, że właściwie każdy internauta ma obecnie adres mailowy. Nie dziwi więc, że przedsiębiorcy nadal korzystają z poczty elektronicznej, promując swoją firmę w sieci. E-mailing to sposób na sprawniejszą komunikację z odbiorcami i lepszy wizerunek w sieci. Dlatego musisz przykładać dużą wagę do treści, które wysyłasz. Jednym z kluczowych elementów każdej wiadomości e-mail jest stopka firmowa. Jak ją zaprojektować? Między innymi o tym przeczytasz w artykule. Zapraszamy do lektury!  

Stopka mailowa – co to jest? 

Pamiętasz czasy, gdy podstawę marketingu przedsiębiorców stanowiły broszury czy biznesowe wizytówki? Dziś, gdy komunikacja i profesjonalna korespondencja coraz częściej przenoszą się do Internetu, coraz większą rolę odgrywa e-mail marketingu. To nieustannie jeden z najpopularniejszych kanałów dotarcia do kontrahentów i potencjalnych klientów. A jego niezwykle istotną częścią jest stopka firmowa.

Niestety wciąż wielu przedsiębiorców traktuje ten element każdego maila po macoszemu. Jeśli i Ty uważasz, że nazwa firmy w polu nadawcy wystarczy, to musimy Cię wyprowadzić błędu. Choć spersonalizowana stopka mailowa to część wiadomości, która jest zamieszczana automatycznie na jej końcu, to wpływa na całościowy odbiór Twojej działalności w oczach klientów i partnerów biznesowych. 

Pamiętaj, że podpisy nie muszą podlegać edycji przy każdej wysyłce. Raz stworzony projekt sygnatury mailowej będzie nieprzerwanie pracować na wizerunek Twojego biznesu w Internecie. Jak przygotować profesjonalną stopkę w mailu? Czytaj dalej i poznaj odpowiedź!

Profesjonalny podpis e-maila – jaka stopka w mailu firmowym? 

Co powinno się znaleźć w wiadomości mailowej? Trudno wyobrazić sobie skuteczny e-mail bez profesjonalnie wyglądających stopek. Zwykle mamy do czynienia z dwoma rodzajami sygnatury. 

Podpis w mailu – graficzny

Głównym celem sygnatury jest zapewnienie profesjonalnego wyglądu e-maila. W tym przypadku wizytówka jest zaprezentowana jako obrazek – najczęściej w formacie .jpg lub .png. Niestety część programów mailowych nie wyświetla graficznych podpisów lub wymaga zezwolenia na jego załadowanie. Wykorzystując odpowiedni kod stopki, można sprawić, że grafika nie prześle się w postaci załącznika. 

Przeczytaj również:  E-mail marketing 2021 - 10 najnowszych trendów w projektowaniu

Podpis w mailu – HTML  

To niezwykle popularny format, który jest odczytywany przez większość programów pocztowych. Tego rodzaju profesjonalny podpis możesz stworzyć, wykorzystując wbudowany edytor lub pisząc własny kod stopki HTML. Jeśli zdecydujesz się na zastosowanie takiej sygnatury mailowej, to zwiększasz swoje szanse na to, że Twoi odbiorcy odczytają wiadomość w całości. 

Co powinno znaleźć się w stopce mailowej?

Bez względu na to, jaki podpis w mailu wybierzesz, to musisz zadbać o kilka niezbędnych elementów. 

  • Logo i nazwa firmy 

W stopce mailowej logo firmy stanowi część najbardziej reprezentatywną. Wraz z nazwą przedsiębiorstwa pozwalają odbiorcy zidentyfikować, skąd pochodzi wiadomość i czego może dotyczyć. 

  • Dane kontaktowe 

Nie wiesz, co jeszcze musi zawierać podpis maila? Jeśli prowadzisz własną działalność, to w sygnaturze mailowej musisz umieścić dane firmy, takie jak: adres, numer telefonu, NIP, REGON. W ten sposób ułatwisz kontakt z klientami, którzy zainteresują się Twoją ofertą.  

  • Informacje związane z RODO 

Zgodnie z wprowadzonym obowiązkiem informacyjnym elementy stopki mailowej tworzą nie tylko dane przedsiębiorcy, ale również: cel i postawa prawna przetwarzania danych, informacja o Administratorze Danych Osobowych, zapis o prawach odbiorcy (np. do wniesienia skargi), szybka i prosta forma wypisania się z newslettera.

Umieszczenie linku wypisu, dzięki któremu odbiorcy mogą w dowolnym momencie zrezygnować z subskrypcji to jedna z dobrych praktyk e-mail marketingu.

  • Linki społecznościowe

Prowadzenie Social Mediów to Twoja domena? Nie wiesz jednak, czy podpis wiadomości e-mail to dobre miejsce, aby się tym pochwalić? Pozbądź się wątpliwości! Poinformuj swoich adresatów o tym, że Twoja firma jest obecna w mediach społecznościowych. Dodaj ikony lub linki do swoich profili na Facebooku, Instagramie czy innych portalach, które są dla Ciebie ważne. To pozwoli odbiorcom łatwiej Cię znaleźć w innych kanałach komunikacji. 

  • Krótka informacja o firmie

Projekt stopki mailowej powinien być czytelny i nieprzeładowany treścią. Nie oznacza to jednak, że nie możesz umieścić w tej części zwięzłego opisu swojej działalności czy oferty. To może skłonić odbiorców do podjęcia współpracy. Jak wynika z naszych doświadczeń, warto przekierować adresatów dodając do podpisu odnośnik do swojej strony WWW.    

Przeczytaj również:  Jak zwiększyć konwersję e-mail marketingu?
jak stworzyć profesjonalny podpis

Jak zrobić stopkę firmową? 

Skoro wiesz już, co powinno znaleźć się w sygnaturze mailowej, to czas przejść do rzeczy. Jak więc zrobić stopkę w mailu? Otóż możesz skorzystać z 4 najpopularniejszych rozwiązań. Dwa czynniki, które musisz wziąć uwagę przy wyborze najlepszej opcji to czas i koszty. 

Generatory stopek mailowych

Chcesz dodać podpis w mailu, ale nie znasz się na programowaniu? Nie trać czasu i stwórz swoją wizytówkę w edytorze. To świetny sposób na przygotowanie sygnatury w łatwy i często całkowicie darmowy sposób. Dodatkowo część narzędzi dostępnych w sieci pozwala tworzyć własne szablony oraz dowolnie dobierać treści. 

Hubspot, Mail Signatures czy WiseStamp to tylko kilka z wielu generatorów, które umożliwiają stworzenie wizytówki w formacie HTML. 

Zaprogramowanie stopki firmowej

Jeśli chcemy przygotować stopkę w mailu we własny zakresie, to musimy mieć doświadczenie i wiedzę w programowaniu. Nie jest to więc opcja dla wszystkich, choć zapewnia wiele korzyści. Największą może okazać się możliwość wyróżnienia na tle konkurencji – w tym przypadku samodzielnie decydujesz o wyglądzie podpisu. A sama sygnatura mailowa odpowiednio wyświetla się wszystkim odbiorcom. 

Stwórz własną stopkę w programie graficznym  

Jeśli masz wprawne oko i poczucie estetyki, to z powodzeniem możesz wykorzystać popularne programy graficzne do stworzenia stopki e-mail. Firmy, które aktywnie działają w Social Mediach, z pewnością znają np. aplikację Canva, która może posłużyć do zaprojektowania profesjonalnej wizytówki. Plusem tego rozwiązania jest z pewnością oszczędność kosztów i projekt dopasowany do potrzeb. 

Specjalista od tworzenia stopek w mailu

Potrzebujesz projektu stopki firmowej? O pomoc możesz poprosić ekspertów od e-mail marketingu. Przykładem mogą być doradcy internetowi WeNet, którzy wiedzą, jak zrealizować tego typu zlecenie. Dla Ciebie – jako przedsiębiorcy – będzie to z pewnością duża oszczędność czasu. A  profesjonalne wiadomości e-mail skłonią potencjalnych klientów do działania. 

Przeczytaj również:  Jak stworzyć skuteczny temat maila? Przydatne wskazówki

Pamiętaj, że poza zadbaniem o projekt, musisz też zainstalować stopkę mailową.

Przykład profesjonalnej stopki firmowej WeNet

Stopka w mailu – najlepsze praktyki dla firm

Musisz wiedzieć, że profesjonalny podpis wiadomości musi przede wszystkim przekazać najważniejsze informacje o Twojej działalności. Kieruj się więc zasadą złotego środka, przygotowując swoją sygnaturę mailową. Na podstawie naszych analiz przygotowaliśmy również kilka wskazówek, które warto zastosować przy jej tworzeniu. 

  1. Zadbaj o profesjonalne wrażenie – podpisy mailowe muszą być starannie wykonane, aby okazały się wiarygodne dla odbiorców. Postaw na kolorystykę oraz czcionkę spójną ze stylem i brandingiem firmy.   
  2. Ułatw kontakt – zanim wyślesz wiadomość, zawsze sprawdzaj, czy wszystkie linki (np. do strony internetowej) lub ikony Social Media działają prawidłowo. Udostępnij też ważne dane kontaktowe, aby usprawnić komunikację. 
  3. Popraw nawigację – podpisy wiadomości e-mail mogą kierować użytkowników na różne strony docelowe. Poza mediami społecznościowymi czy firmową witryną mogą to być również wpisy blogowe lub artykuły z bazy wiedzy. 
  4. Pochwal się osiągnięciami – jeśli możesz pochwalić się ważnymi nagrodami, certyfikatami lub wyróżnieniami, zrób to w stopce wiadomości. Zbudujesz w ten sposób zaufanie i dodasz profesjonalizmu Twojemu mailingowi. 
  5. Pokaż dodatkowe usługi – swoją stopkę mailową możesz wykorzystać do wypromowania elementów, które stanowią Twoją przewagę konkurencyjną np. darmowa dostawa w e-sklepie czy program lojalnościowy. 
  6. Postaw na prostą kompozycję – stopka firmowa musi być czytelna. Wybierz prosty i atrakcyjny układ, wezwij odbiorców do działania, wyeksponuj najważniejsze informacje oraz zadbaj o odpowiednią prezentację podpisu na urządzeniach mobilnych. 
  7. Przetestuj wiadomości – zyskaj pewność, że wysłany przez Ciebie komunikat będzie czytelny dla wszystkich odbiorców. Sprawdź działanie podpisu w różnych programach mailingowych. 


Przekonaj się, co może zrobić dla Twojej firmy profesjonalny podpis w mailu. A jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu kampanii e-mailingowej, to pоdejmij współpracę ze specjalistami. Baza adresów e-mail, dzięki którеj mоżesz trafić do sprecyzowanej grupy docelowej oraz pomoc doradców internetowych pomogą Ci odnieść sukces. Pоznaj szczegóły оferty na WеNet.pl. 

Nowe wezwanie do działania
5/5 - (5 votes)
UDOSTĘPNIJ
Poprzedni artykułWirus na stronie internetowej – jak naprawić zaatakowaną witrynę?
Następny artykułSegmentacja klientów – jak ją przeprowadzić?

Nasz ekspert:

Karolina Roksela
Absolwentka studiów na kierunku Dziennikarstwo i medioznawstwo. Dołączyła do WeNet w 2021 roku. Specjalistka ds. Contentu, która w swojej pracy stara się dostarczać użytkownikom wartościowe treści internetowe. Dzięki śledzeniu najnowszych trendów oraz ciągłym doskonaleniu się może skutecznie angażować społeczność marki na Facebooku i Instagramie. W swojej pracy korzysta również z zaawansowanych narzędzi oraz nowinek technologicznych.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here