Czy czujesz czasem przytłoczenie listą zadań do wykonania, liczbą projektów do ukończenia i obowiązków do spełnienia? David Allen, amerykański konsultant, wykładowca i autor bestsellerów, postanowił stawić czoła temu problemowi i opracować skuteczną metodę organizacji pracy i zarządzania czasem nazywaną Getting Things Done. GTD, bo tak jest często określane to podejście, zdobyło ogromną popularność na całym świecie jako skuteczne narzędzie, które pozwala podnieść produktywność. W poniższym artykule przyjrzymy się bliżej tej metodzie oraz poznamy etapy, z których się składa. Dowiemy się także, jakie korzyści płyną z jej stosowania oraz na czym dokładnie polega zasada 2 minut.
David Allen – twórca metody GTD
Dziś, w zasadzie każdy przedsiębiorca, musi radzić sobie z nawałem zadań i obowiązków. W takich warunkach skuteczne zaplanowanie swojego czasu staje się kluczowym elementem efektywności, czyli sukcesu. Metoda Getting Things Done, stworzona przez Davida Allena, stała się swoistym remedium, oferując kompleksowy sposób na zorganizowaną pracę.
Czy warto wdrażać system GTD? Zanim przejdziemy do omówienia samej metody, warto przedstawić sylwetkę jej autora. Otóż twórca zasady to amerykański konsultant i trener biznesowy, który przez lata obserwował problemy związane z zarządzaniem produktywnością i wykonywaniem zadań.
David Allen postanowił stworzyć prosty system, który pozwoliłby ludziom lepiej kontrolować swoje cele i obowiązki. Jego książka opublikowana w 2001 roku (znana pod polskim tytułem jako „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”) zdobyła ogromną popularność na całym świecie i stała się podstawą dla licznych szkoleń oraz aplikacji wspierających stosowanie zasady 2 minut.
Jak zyskać czas i organizować swoje obowiązki, czyli na czym polega zasada GTD?
Chcesz podnieść produktywność w swojej firmie? A może sprawniej realizować zadania? W takim razie rozważ wprowadzanie zasady Getting Things Done, która opiera się na przeniesieniu wszystkich myśli i spraw z umysłu do systemu zewnętrznego. Twórca tej metody, David Allen, zakłada zgromadzenie wszystkich obowiązków w jednym, zorganizowanym miejscu, co pozwala skupić się na bieżących zadaniach.
W praktyce metoda GTD polega na gromadzeniu całej listy spraw, przetwarzaniu ich, organizowaniu w kontekstach oraz systematyzowaniu. Dzięki temu możliwe jest efektywne planowanie działań i ich realizowanie. Kluczowe będzie przy tym utrzymanie porządku w systemie, co pozwoli uniknąć chaosu i pomoże skutecznie zarządzać czasem oraz obowiązkami.
Dzięki tej metodzie można osiągnąć spokój umysłu i skupić się na bieżących zadaniach, co pozwala na osiąganie lepszych wyników w różnych dziedzinach życia – także w biznesie.
5 etapów GTD – jak wygląda implementacja metody?
Efektywna metoda GTD składa się z pięciu etapów, które mają na celu porządkowanie zadań, myśli oraz obowiązków. Są to kolejno zbieranie, przetwarzanie, organizowanie, przeglądanie i wykonanie. Każdy z 5 procesów ma swoje konkretne zadania oraz narzędzia, które pomagają w utrzymaniu porządku i efektywności pracy. Poniżej znajdziesz ich omówienie.
Gromadzenie zadań
Poznaj metodę GTD. Pierwszy etap polega na zbieraniu, czyli zapisywaniu wszystkich swoich zadań, pomysłów i obowiązków w jednym miejscu. Można do tego celu użyć tradycyjnego notesu, aplikacji czy programu komputerowego. Ważne jest, aby nie polegać tylko na swojej pamięci, gdyż łatwo można coś przeoczyć lub zapomnieć.
Analiza i porządkowanie
Kolejne etapy metody GTD to np. przetwarzanie i analizowanie zgromadzonych danych. Na tej podstawie można zdecydować, co z nimi dalej zrobić. Według specjalistów, w tym momencie należy określić, czy dana sprawa wymaga podjęcia jakiegoś działania czy też jest tylko informacją do przechowania.
Organizowanie listy spraw
Organizacja zadań to trzeci z 5 etapów systemu GTD, który odpowiada za podział zadań na odpowiednie kategorie oraz ustalenie priorytetów. Można w tym przypadku wykorzystać różne zbiory, takie jak lista spraw i najbliższych działań, skrzynka spraw wpływających czy lista oczekujących na odpowiedź wiadomości.
Przeglądanie zadań
Opisywana metoda organizacji zakłada również przeglądanie, czyli regularne sprawdzanie swoich list oraz aktualizowanie ich zawartości. Dzięki temu będziesz na bieżąco i wszystkie ważne zadania uda Ci się rozwiązywać sprawnie. W ten sposób łatwiej uniknąć sytuacji, gdy coś istotnego zostanie przeoczone.
Wykonanie
Ostatni etap uwzględnia wykonywanie zadań według ustalonych priorytetów i planów. Ważne jest, aby podejmować działania świadomie oraz skupiać się na jednej sprawie, zamiast próbować robić kilka rzeczy naraz.
Jak działa metoda 2 minut w systemie GTD?
Zanim spróbujesz metody GTD, należy jeszcze wspomnieć o zasadzie 2 minut, która odgrywa istotną rolę w skutecznym zarządzaniu obowiązkami. Mówi nam ona bowiem o tym, że jeśli zadanie można zrealizować w ciągu dwóch minut lub krócej, należy je natychmiast wykonać, zamiast odkładać na później. Dzięki temu unikamy sytuacji, gdy małe, proste sprawy gromadzą się i stają się problemem.
W kontekście GTD zasada 2 minut wpisuje się doskonale w etap przetwarzania. Czasami zdarza się bowiem, że część spraw wymaga minimalnego nakładu czasu. Zastosowanie wspomnianej reguły pomaga radzić sobie z nawykiem gromadzenia drobnych obowiązków, co sprawia, że listy zadań stają się bardziej zorganizowane i skoncentrowane na istotnych kwestiach.
Jakie jeszcze korzyści daje metoda GTD? To sprawdzony sposób na efektywne zarządzanie swoim czasem oraz zadaniami. Dzięki niej można uporządkować życie zawodowe lub biznesowe oraz cieszyć się większą kontrolą nad obowiązkami. Warto spróbować zastosować Getting Thing Done w praktyce i przekonać się o jej skuteczności.
